Arbeitsstätte Spanien

Der Beitrag Arbeitsstätte Spanien erläutert die Begrifflichkeiten Arbeitsstätte und Arbeitszentrum im deutschen und spanischen Recht, die damit verbundenen Folgen sowie Auswirkungen von EU-Bestimmungen im Arbeits- Sozialversicherungs- und Steuerrecht.

Arbeitsstätte Deutschland

Im deutschen Verwaltungs-, Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht finden die Begrifflichkeiten Arbeitsstätte, Betriebsstätte und regelmäßige Arbeitsstätte sowie Beschäftigungsort Anwendung.

Die verwaltungsrechtliche Arbeitsstätte ist eine Örtlichkeit auf einem umgrenzten Grundstück, auf dem mindestens ein Arbeitnehmer ständig haupt- oder nebenberuflich arbeitet. Sie ist wiederum abzugrenzen vom Arbeitsort und dem Arbeitsplatz. Während der Arbeitsort auf die geografische Lage hinweist, in der sich die Arbeitsstätte befindet, ist der Arbeitsplatz der Arbeitsstätte untergeordnet und umfasst die räumlich eingegrenzte, mit Arbeitsmitteln ausgestattete Stelle in einer Wirtschaftseinheit, an der eine Arbeitskraft ihre Arbeitsaufgaben erfüllen kann. Die Arbeitsstätte besteht in der Regel aus mehreren Arbeitsplätzen. Ist ein Arbeitnehmer überwiegend im Home-Office tätig, befindet sich die Arbeitsstätte in der Wohnung des Arbeitnehmers.
Die deutsche Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) verfolgt das Ziel, Beschäftigte in Arbeitsstätten zu schützen und zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten beizutragen. Adressat ist der Arbeitgeber, der dafür Sorge zu tragen hat, dass von der Arbeitsstätte keine Gefährdung für die Beschäftigten ausgeht und verbleibende Gefährdungen möglichst gering gehalten werden.

Die Betriebsstätte ist das entsprechende Gegenstück dazu im Steuerrecht.
Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte entstammt auch dem Steuerrecht. Lohnsteuerrechtlich kann ein Arbeitnehmer innerhalb eines Dienstverhältnisses nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Danach ist der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht die regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG. Arbeitsstätte in diesem Sinne ist allerdings nicht jeder beliebige Tätigkeitsort, sondern der Ort, an dem der Arbeitnehmer typischerweise seine Arbeitsleistung im Schwerpunkt zu erbringen hat. Mehr als eine Arbeitsstätte kann ein Arbeitnehmer nur haben, wenn er mehr als ein Arbeitsverhältnis eingegangen ist und bei diesen jeweils eine regelmäßige Arbeitsstätte hat.

Sozialversicherungsrechtlich spricht man in Deutschland vom Beschäftigungsort.
Die eindeutige Bestimmung der Arbeitsstätte ist wichtig, da im Zusammenhang mit der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses der Beschäftigungsort ermittelt bzw. festgelegt werden muss. Dieser ist der Ort, an dem die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt wird oder an dem eine feste Arbeitsstätte errichtet ist, wenn Personen von ihr aus mit einzelnen Arbeiten außerhalb der festen Arbeitsstätte beschäftigt werden oder außerhalb der festen Arbeitsstätte beschäftigt werden und diese Arbeitsstätte sowie der Ort, an dem die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt wird, im Bezirk desselben Versicherungsträgers liegen.

Das Arbeitszentrum in Spanien

Auch in Spanien muss die Arbeitsstätte u.a. aus Gründen des Sozialversicherungsrechts bestimmt und festgelegt werden. Gemäß den Bestimmungen des Artikel 6.1 des Königlichen Gesetzesdekrets 1/1986 vom 14. März (Real Decreto-Ley 1/1986, de 14 de marzo, de medidas urgentes administrativas, financieras fiscales y laborales) über dringende verwaltungstechnische, finanzielle, steuerliche und arbeitsrechtliche Maßnahmen ist die Eröffnung eines Arbeitszentrums (centro de trabajo) zu melden.

Gem. Art. 1.5 des Königlichen Gesetzesdekrets 2/2015 vom 23. Oktober auf dessen Grundlage der geänderte Text des Gesetztes zu den Arbeitnehmerstatuten Anwendung findet (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, ET, spanisches Arbeitsrecht) versteht man unter einem Arbeitszentrum “die Produktionseinheit mit einer bestimmten Organisation, die als solche bei der Arbeitsbehörde registriert ist”.

Zur Meldung eines solchen Arbeitszentrums muss ein verwaltungsrechtliches Verfahren nach den Bestimmungen der Verordnung TIN/1071/2010 vom 27. April über die Anforderungen und Informationen, die in den Meldungen der Eröffnung enthalten sein müssen, durchgeführt und abgeschlossen werden. Für das Verfahren zuständig sind die Autonomen Gemeinschaften, sodass die Meldung der Eröffnung eines Arbeitszentrums an das regionale Ministerium oder die für den Arbeitsbereich zuständige Stelle in der jeweiligen Region Spaniens erfolgen muss.

Unterhält der Arbeitgeber eine Niederlassung oder eine steuerliche Betriebsstätte in Spanien ist die Meldung eines Arbeitszentrums unproblematisch. Der Arbeitgeber meldet den Mitarbeiter bei der Sozialversicherung und dem spanischen Finanzamt an und kommt seiner Verpflichtung zum Einbehalt und der Abfuhr der spanischen Lohnsteuer nach.
In Fällen, in denen ein Mitarbeiter aus dem Ausland, z.B. aus Deutschland nach Spanien zu einer dortigen Niederlassung oder Betriebsstätte entsandt wird, kann ggf. vorübergehend die ausländische, in diesem Falle deutsche Sozialversicherung beibehalten werden. In jedem Fall aber besteht die Pflicht zur Einbehaltung und Abfuhr der Lohnsteuer des nach Wegzug in Spanien steuerpflichtigen Arbeitnehmers bei den spanischen Behörden.

Verhält es sich jedoch so, dass ausländische Arbeitgeber, z.B. aus Deutschland, ohne Betriebsstätte einen oder mehrere Arbeitnehmer in Spanien beschäftigen, die ausschlieẞlich im Home-Office tätig sind, oder aber von jedwedem anderen, frei vom Arbeitnehmer gewählten Arbeitsplatz aus, der Fernarbeit nachgehen, so befreit diese Art der Erbringung der Tätigkeit den Arbeitgeber weder von der Sozialversicherungspflicht noch von der Verpflichtung des Einbehalts und der Abfuhr der Lohnsteuer oder von der verwaltungsrechtlichen Pflicht, die Eröffnung eines Arbeitszentrums zu melden. Denn ohne die Angabe einer Arbeitsstätte in Spanien ist eine Anmeldung eines Mitarbeiters faktisch nicht möglich.

Das führt in diesen Fällen zu folgender Problematik:

Ein Arbeitszentrum im Sinne von Art. 1.5 des ET wird durch drei materielle Elemente – das Vorhandensein einer produktiven Einheit, einer spezifischen Organisation und eines autonomen Betriebs – sowie eines formelles Elements – die Registrierung als solches bei der Arbeitsbehörde – qualifiziert. Dabei entscheidet nicht der Arbeitgeber, wo die Arbeitsstätte in Spanien zu eröffnen und entsprechend zu melden ist, sondern das Arbeitsverhältnis bestimmt diesen Umstand. Es handelt sich um ein offenes Konzept, auf dessen Grundlage die spanischen Gerichte (vgl. Tribunal Superior de Justicia von Galizien, Urteil vom 29. Dezember 2006) die Elemente des Begriffs “Arbeitszentrum” wie folgt bestimmen und interpretieren:

  1. Eine autonome Produktionseinheit:

Dieses materielle Element bezieht sich auf die technische Autonomie, die sowohl in der Produktionseinheit, in der die Waren oder Dienstleistungen, die Gegenstand der Geschäftstätigkeit sind, vollständig hergestellt werden – vertikale Organisation: jede Produktionseinheit umfasst die gesamte Produktion – als auch in der Produktionseinheit, die nur sich nur auf einen Teil der Geschäftstätigkeit bezieht – horizontale Organisation: jede Produktionseinheit übernimmt eine Produktionsphase oder einen Teil der Arbeit, in die die Geschäftstätigkeit unterteilt ist.

  1. Spezifische Organisation:

Dieses materielle Element, bezieht sich auf eine organisatorische Autonomie, die der technischen Autonomie übergeordnet ist. Wenn also mehrere Produktionseinheiten mit einer einzigen spezifischen Organisation zusammenarbeiten, gibt es ein einziges Arbeitszentrum und nicht so viele, wie es Produktionseinheiten gibt. Um festzustellen, ob eine Produktionseinheit über eine spezifische Organisation verfügt, werden folgende Anhaltspunkte berücksichtigt: geografische Trennung vom Rest des Unternehmens, Verteilung der Funktionen zwischen den Produktionseinheiten und  das Organigramm des Personals der Produktionseinheit – einschließlich z. B. eines Geschäftsführers.

  1. Registrierung bei der Arbeitsbehörde infolge Durchführung des entsprechenden Verwaltungsverfahrens:

Dieses formelle Element hat in gewissem Maße nichts mit der Realität des Arbeitszentrums zu tun. Aus diesem Grund wird ihre Wirksamkeit nicht als konstitutiv angesehen, unbeschadet möglicher verwaltungsrechtlicher Verstöße aufgrund der fehlenden Eintragung. Auch wenn die Eintragung keine konstitutive Wirkung hat, so ist sie jedoch beweisrechtlich relevant. Hat der Arbeitgeber das Arbeitszentrum nicht angemeldet, so kann seine Existenz anerkannt werden, wenn die beiden anderen wesentlichen Elemente vorhanden sind. Und hat der Arbeitgeber die Arbeitsstätte angemeldet, wird ihr Vorhandensein iuris tantum vermutet, selbst wenn das Fehlen der beiden anderen wesentlichen Elemente bewiesen werden kann.

Die Privatwohnung des im Home-Office in Spanien tätigen Arbeitnehmers als Arbeitsstätte in Spanien kann daher nach dortigem Recht theoretisch kein Arbeitszentrum darstellen, da es diese Kriterien nicht erfüllt. Hinzu kommt, dass für jede Autonome Gemeinschaft Spaniens ein eigenes Arbeitszentrum gemeldet werden muss. Beschäftigt der Arbeitgeber also einen Arbeitnehmer bspw. in Katalonien im home-office, einen anderen in Madrid und einen dritten im Baskenland, müssen drei verschiedene Arbeitszentren gemeldet und drei Sozialversicherungsbeitragskonten eröffnet und geführt werden, was wiederum zu einem erhöhten Kostenaufwand für den Arbeitgeber führt. Die Beitragskontonummer (Còdigo Cuenta de Cotización, CCC) ist eine 11-stellige Nummer, die von der Hauptkasse der Sozialversicherung (TGSS) verwendet wird, um Arbeitgeber und andere für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortliche Parteien zu identifizieren. Grds. wird nur eine Registrierungsnummer pro Unternehmen geführt, sofern aber Arbeitsstätten auch in anderen Provinzen bestehen, ist für jede Provinz eine weitere CCC-Nummer zu beantragen.

Wenn die Eröffnung des Arbeitszentrums nicht (rechtzeitig) gemeldet wird oder Änderungen nicht mitgeteilt werden, hat dies regelmäßig eine Betriebsprüfung in Spanien zur Folge. Betriebsprüfungen zur Verhinderung von Ausfällen bei der Beitragsentrichtung  zum Nachteil der spanischen Sozialversicherung wie auch der Arbeitnehmer, sollen der Sicherung der Ansprüche dienen. Wenn auch in erster Linie seitens der Prüfer die Lohnabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Stundenzettel usw. geprüft werden, so werden natürlich auch die Meldungen und sonstigen versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen geprüft. Dabei wird ggf. auch Prüfberichte der Finanzbehörden zurückgegriffen.
Verstöße werden je nach seiner Schwere mit unterschiedlichen Geldbußen geahndet.

Daher stellt sich die Frage, wie dies im Hinblick auf die oben benannte Beschäftigungssituation einer Telearbeit, in der sich der Arbeitgeber in Deutschland befindet, keine Niederlassung in Spanien hat und ein oder mehrere Arbeitnehmer in Spanien im Home-Office für ihn dort tätig sind, zu lösen ist.

Arbeitsstätte Spanien und EU-Recht

In der Europäischen Union gilt zunächst im Grundsatz: Arbeitnehmer unterliegen der Sozialversicherungspflicht in dem Mitgliedstaat in welchem sie ihre Arbeit erbringen – unabhängig davon, in welchem Land der Arbeitgeber seinen Sitz hat.

Grundlage ist Artikel 21 (1) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) 987/09, in dem es heiẞt:
„Hat ein Arbeitgeber seinen eingetragenen Sitz oder seine Niederlassung außerhalb des zuständigen Mitgliedstaats, so hat er den Pflichten nachzukommen, welche die auf seine Arbeitnehmer anzuwendenden Rechtsvorschriften vorsehen, namentlich der Pflicht zur Zahlung der nach diesen Rechtsvorschriften vorgeschriebenen Beiträge, als hätte der Arbeitgeber seinen eingetragenen Sitz oder seine Niederlassung in dem zuständigen Mitgliedstaat“.

Damit muss also grds. ein deutscher Arbeitgeber seine Beschäftigten in Spanien in der Sozialversicherung anmelden und dortige Beiträge entrichten, als hätte das Unternehmen in Spanien einen Sitz.

Ausnahmen gelten lediglich in den Fällen, in denen der Beschäftigte im Rahmen einer Entsendung zeitlich befristet, mithin nur vorübergehend für seinen Arbeitgeber unter Beibehaltung des Sozialversicherungssystems im Ausland im Einsatz ist (sog. Einstrahlung aus spanischer Sicht, Ausstrahlung aus deutscher Sicht) oder wenn für den Arbeitnehmer eine Ausnahmevereinbarung gilt, die zwischen den Sozialversicherungsträgern der Länder durch deren Verbindungsstellen vereinbart wird.

Aus dieser Regelung folgt, dass der deutsche Arbeitgeber aus arbeits- oder sozialversicherungsrechtlicher Sicht in Spanien grds. über keine Niederlassung verfügen muss, um dort einen Arbeitnehmer zu beschäftigen.
Wenn keine Niederlassung in Spanien besteht, ist es möglich, seitens des Arbeitgebers einen Bevollmächtigten in Spanien zu ernennen, welcher alle Anmeldungen mit Finanzamt und Sozialversicherung vornimmt, die Lohnsteuer abführt und die Gehaltsabrechnung vornimmt..

Ohne Niederlassung in Spanien können jedoch formaliter die oben benannten Voraussetzungen zur Begründung eines Arbeitszentrums nicht erfüllt werden. Die Meldung der Eröffnung eines solchen Arbeitszentrums ist  – wie eingangs ausgeführt – gemäẞ Artikel 6.1 des Königlichen Gesetzesdekrets 1/1986 vom 14. März über dringende verwaltungstechnische, finanzielle, steuerliche und arbeitsrechtliche Maßnahmen auch bei der Tätigkeit aus dem Home-Office zwingend.

EU-Verordnungen gelten in den Mitgliedstaaten unmittelbar wie ein nationales Gesetz, eines Umsetzungsaktes bedarf es, anders als bei EU-Richtlinien, nicht. Gemäẞ der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) kommt der EU-Durchführungsverordnung zudem ein Anwendungsvorrang gegenüber dem nationalen Recht der EU-Mitgliedstaaten zu. Nun könnte man argumentieren, dass aus diesem Grund die Benennung eines Arbeitszentrums nicht erforderlich ist. Die EU-Durchführungsverordnung selbst trifft jedoch keinerlei Regelung hinsichtlich eines Arbeitszentrums, der Vorrang zukommen könnte.

Das spanische Recht selbst trifft keine ausdrückliche Regelung für die Fälle des Arbeitgebers mit Sitz im Ausland und ohne spanische Betriebsstätte, der einen in Spanien ansässigen Mitarbeiter einstellt.

In der Praxis hat sich jedoch durchgesetzt, dass eine Anmeldung problemlos möglich ist, sofern als Arbeitszentrum nicht der Wohnsitz des Arbeitnehmers auf Distanz, sondern bspw. der Sitz der Lohnbuchhaltung angegeben wird, auch wenn diese Adresse nicht der og. Definition entspricht. Erforderlich sind die Angabe der Identität und der Kontaktdaten einer in Spanien ansässigen natürlichen oder juristischen Person, die von dem Unternehmen als dessen Vertreter für den ggf. erforderlichen Kontakt mit den zuständigen spanischen Behörden und für die Übermittlung und den Empfang von Dokumenten oder Mitteilungen benannt wurde, die ebenso auch bei den Verfahren zur Unterrichtung und Anhörung der Arbeitnehmer sowie bei Verhandlungen, welche die nach Spanien entsandten Arbeitnehmer betreffen, tätig werden kann.

Unsere Kanzlei hat in langjähriger Tätigkeit eine sehr große Anzahl an Anmeldungen von Fernmitarbeitern insbesondere deutscher Unternehmen bei der spanischen Sozialversicherung durchgeführt, die auch bei Inspektionen der Sozialversicherung in Spanien Bestätigung fanden.

©2015 Verfasser Arbeitsstätte Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht