Reisekosten Spanien

Im Falle einer Dienstreise oder Geschäftsreise entstehen Reisekosten. Solche Reisekosten werden dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erstattet. Grundlage dieser Erstattung ist eine so genannte Spesenabrechnung. Spesen sind Verpflegungskosten einer beruflichen Reise.
Die Frage, ob und in welchem Umfang diese erstattet werden, hängt regelmäßig davon ab, ob eine Reise beruflich veranlasst ist. Voraussetzung einer beruflich bedingten Reise ist, dass diese außerhalb des regelmäßigen Arbeitsorts und auch außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers erfolgt. Der vorliegende Artikel Reisekosten Spanien behandelt die dortigen Voraussetzungen und Grenzen der Erstattung von Reisekosten.

Reisekosten Spanien – Spesen

Erstattet werden soll dem Arbeitnehmer zunächst der so genannte Verpflegungsmehraufwand, also die durch die Reise entstehenden Mehrkosten für die Verpflegung (Essen), die einem Arbeitnehmer entstehen wenn er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und des Betriebs aufhält, auch Spesen genannt, einerseits, sowie sonstige Reisekosten wie Fahrkosten (Benzin, Maut, etc.) und Übernachtungskosten andererseits.
Die Höhe der erstattungsfähigen Spesen wird nicht von den Parteien des Arbeitsvertrags oder vom Arbeitgeber einseitig bestimmt, sondern von der spanischen Finanzbehörde festgelegt. Erstattungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer im Rahmen dieses auch als Spesenpauschale bezeichneten Betrages können beitrags- und steuerfrei erfolgen. Darüber hinausgehende Beträge sind in Spanien nicht nur bei der Lohnsteuer sondern ggf. auch bei den Sozialversicherungsbeiträgen zu berücksichtigen.

Gegenstand von Fragen in diesem Zusammenhang ist häufig der Sachverhalt des Nachweises, d. h. der Belege der entstandenen Verpflegungsmehrkosten.
Grds. sollten auch im Rahmen der gesetzlich bestimmten, betragsmäßigen Grenzen die Reisekosten belegt werden können.
Zwar wurde im Rahmen einer verbindlichen Anfrage bei der Generaldirektion für Steuern aus dem Jahre 2019 (V2485-19) entschieden, dass „die für die Verpflegungskosten gezahlten Beträge (…) bezüglich ihrer Höhe i. H. auf das betragsmäßige Limit insoweit keines Nachweises (…) bedürfen“. Demgemäß wurde im Rahmen der konkreten Anfrage für diesen Antragsteller entschieden, dass grds. im Rahmen des gesetzlichen Limits eine Pauschale bezahlt werden kann. Dies bedeutet aber nicht, dass die einzelne Reise als solche nicht nachgewiesen werden müsste. Und es heißt auch nicht, dass Steuern nicht ggf. nachgefordert werden könnten.

Nachzuweisen sind:

– Die tatsächliche Durchführung einer Reise (die sich von der Gemeinde, in der sich der Arbeitsplatz befindet und der Wohngemeinde unterscheiden muss).

– Tag und Ort der Reise sowie der Grund oder das Motiv, wobei Freizeitaktivitäten oder die Hin- oder Rückfahrt zwischen Wohn- und Arbeitsort ausscheiden.

In diesem Sinne ist in Spanien ein Arbeitsbericht erforderlich, in dem die im vorstehenden Punkt genannten Informationen enthalten sind. Als Beweismittel sollten Quittungen für Mahlzeiten oder Einkäufe vorgelegt werden können. Andernfalls ist es sehr schwierig, die tatsächliche Durchführung der Reise nachzuweisen, es sei denn, es würde bspw. ein vom Kunden des Arbeitgebers abgezeichneter Arbeitsbericht oder ein Nachweis an der tatsächlichen Teilnahme einer Fortbildungsveranstaltung vorliegen.

Darüber hinaus existieren in der großen Vielzahl von spanischen Kollektivverträgen weitergehende, ggf. zu berücksichtigende Regelungen zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands (Spesen) oder der sonstigen Reisekosten (zum Beispiel Kilometergeld). Im anderen Fall können Beträge durch interne Betriebsbestimmungen vereinbart werden. Ansonsten hat der Arbeitgeber alle begründeten Ausgaben des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit der Dienstreise zu tragen.

Im Übrigen finden Beträge und Besteuerung in Artikel 9 der Einkommensteuerverordnung (Reglamento IRPF) und Artikel 147 des Allgemeinen Gesetzes über die soziale Sicherheit (Ley General de la Seguridad Social) ihre Regelung.

Reisekosten Spanien – Spesentabelle

Unterschieden werden in Spanien in Reisespesenersatz für Inlandsdienstreisen und Auslandsdienstreisen sowie, ähnlich wie in Deutschland zwischen einer großen und einer kleinen Spesenpauschale, d. h. in eintägige und mehrtätige Reisen mit Übernachtung.

Zur Dauer einer Dienstreise geben weder das spanische Arbeitsrecht noch EU-Richtlinien klare Regeln vor. Es gibt kein eindeutiges Unterscheidungsmerkmal für eine Entsendung oder eine Dienstreise. Dies bedeutet, dass solange keine Eingliederung in einen anderen Betrieb erfolgt, es sich idR. um eine Dienstreise handelt.
Im Steuer- und Sozialversicherungsrecht gelten jeweils andere Regelungen. Während steuerrechtlich einer Dienstreise für ein Projekt von bspw. drei Monaten grds. unproblematisch ist, gelten sozialversicherungsrechtlich sämtliche Personaleinsätze im Ausland als Entsendung und bedürfen der entsprechenden Meldung. Darüber hinaus dürfen nach spanischem Sozialversicherungsrecht in einem Zeitraum von 3 Jahren insgesamt 12 Monate Auslandseinsatz nicht überschritten werden. Als Entsendung gilt im Sozialversicherungsrecht

1. die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit
2. in einem anderen Land
3. für einen im Inland ansässigen Arbeitgeber
4. im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses.
   
   

Unter “Entsendung” versteht man in Spanien jede vorübergehende Änderung des Arbeitszentrums. Sollte die Dauer von 12 Monaten innerhalb eines Zeitraums von 3 Jahren überschritten werden, liegt eine dauerhafte Versetzung vor. Die Entsendung verpflichtet den Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum an einem anderen Ort als seinem gewöhnlichen Wohnort zu wohnen. In diesem Fall muss das Unternehmen neben den Gehältern auch die Reisekosten und die Verpflegungszulage (Diäten) zahlen.

Die Gründe, die eine so genannte „geografische Mobilität“ rechtfertigen, müssen wirtschaftlicher, technischer, organisatorischer oder produktionstechnischer Natur sein. Als solche gelten Gründe, die mit der Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität oder der technischen bzw. arbeitsorganisatorischen Struktur des Unternehmens in Zusammenhang stehen, sowie die mit der Geschäftstätigkeit verbundenen Verträge. Diese Gründe müssen ggf. in einem gerichtlichen Verfahren nachgewiesen und belegt werden, sofern der Arbeitnehmer die Entscheidung des Unternehmens innerhalb der dafür vorgesehenen Frist von 20 Arbeitstagen anfechtet. Dabei ist nicht zwingend erforderlich, die Gründe ausführlich in dem Schreiben darzulegen, das an den Arbeitnehmer gerichtet ist, aber es empfiehlt sich, diesem den Grund für den Wechsel des Arbeitszentrums zu kommunizieren. Dies hat mit einer Vorfrist von 30 Tagen zu erfolgen.

Die möglichen Spesen und Diäten sind gesetzlich geregelt. Die Reisekostenvergütungen (dietas) werden zwar nicht im Gehalt berücksichtigt, da es sich um ein außergehaltliches Konzept handelt. Alle Reisekosten müssen aber in der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden. Sie sind im Abschnitt „Ansprüche“ (devengos) und in „nicht lohnsteuerpflichtigen Bezügen“ (percepciones no salariales) zu erfassen. Nur im Falle, dass die steuerlich festgelegten Beträge überschritten werden erfolgt, wie o. a. eine sozialversicherungs- noch einkommensteuerrechtliche Berücksichtigung.

Spesentabelle Spanien

Sonstige Reisekosten Spanien

Die Beträge der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Flugzeug), Autobahngebühren, Parkhäuser etc. können steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, sofern die entsprechenden Belege vorliegen.

Im Falle der Nutzung des eigenen Fahrzeugs für Dienstreisen anstelle eines Firmenwagens, können 0,19 Euro pro Kilometer, steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Fazit:

Auch wenn Verpflegungskosten in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen sind, so ist grds. die Ausschöpfung der behördlich festgelegten Sätze steuer- und sozialversicherungsbeitragsfrei. Daneben hat das Unternehmen die tatsächlichen Reise- und Übernachtungskosten zu erstatten. Das jeweilige spanische Tarifvertragsrecht ist ggf. zu beachten; häufig wird dort auf die steuergesetzliche Regelung verwiesen.

Der Verpflegungssatz der o.a. Spesentabelle dient der Deckung des Verpflegungsmehraufwands. Es ist durchaus klar, dass dieser Betrag ggf. für 3 Mahlzeiten knapp angesetzt ist. Bei freiwilliger Mehrzahlung durch den Arbeitgeber entstehen aber wie ausgeführt Sozialversicherungs- und Steuerfolgen für den übersteigenden Betrag. Jedwede über einen beigebrachten Beleg oder den gesetzlichen Betrag hinausgehende Zahlung wird als zu versteuerndes und sozialversicherungsrechtlich zu behandelndes Einkommen gewertet.

©2020 Verfasser Reisekosten Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht

Nachtrag:

Vom Jahre 2005 bis zum Jahre 2023 war der steuerlich maximal erlaubte Betrag 0,19 Euro pro gefahrenem Kilometer. Aufgrund des stetigen Anstiegs der Kraftstoffpreise wurde diese Begrenzung angepasst und auf 0,26 Euro pro Kilometer festgelegt.