Der Beitrag Jahresabschluss Spanien erläutert die gesetzliche Pflicht zu dessen Erstellung, Genehmigung und Hinterlegung, den Inhalt der spanischen Jahresabschlüsse, die Fristen sowie Folgen der Nichterfüllung.
Unter den diversen kaufmännischen Verpflichtungen, die das Gesetz für die einzelnen spanischen Gesellschaften festlegt, gibt es eine Reihe von Bestimmungen, deren Erfüllung im Verantwortungsbereich der Geschäftsführer liegt. Eine der wesentlichen Aufgaben ist mit der Einreichung des Jahresabschlusses gemäß Artikel 279 des Königlichen Gesetzesdekrets 1/2010 vom 2. Juli, mit dem der überarbeitete Text des Gesetzes über Kapitalgesellschaften (im Folgenden “LSC”) verabschiedet wird, verbunden und unterteilt sich in:
-die Erstellung des Jahresabschlusses (Art. 253 ff. LSC)
Die Geschäftsführung ist verpflichtet, den Jahresabschluss für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr innerhalb einer Frist von höchstens drei Monaten nach dem Abschlussdatum zu erstellen.
-die Genehmigung des Jahresabschlusses (Art. 163 LSC)
Die Hauptversammlung der Gesellschafter hat innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des letzten Geschäftsjahres zusammenzutreten, um über die Bestätigung der Geschäftsführung, die Genehmigung des Jahresabschlusses und gegebenenfalls die von diesem Organ vorgeschlagene Verteilung der Ergebnisse des Geschäftsjahres zu entscheiden (in der Regel schließen die Unternehmen ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember ab, so dass diese Verpflichtung bis zum darauf folgenden 30. Juni erfüllt werden muss).
-die Hinterlegung des Jahresabschlusses (Art. 279 LSC).
Der genehmigte Jahresabschluss ist innerhalb eines Monats nach Genehmigung beim Handelsregister in Spanien zu hinterlegen.
Folglich ist ein Unternehmen, dessen Geschäftsjahr am 31. Dezember eines jeden Jahres endet, zur Einhaltung folgender Fristen verpflichtet:
Erstellung des Jahresabschlusses: 31. März.
Genehmigung des Jahresabschlusses: 30. Juni.
Hinterlegung des Jahresabschlusses: 1 Monat nach der Genehmigung des Jahresabschlusses.
Die hinterlegten Abschlüsse sind jedermann öffentlich zugänglich und werden für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt. Die in den Jahresabschlüssen enthaltenen Finanzinformationen geben einen Einblick in die finanzielle Situation eines Unternehmens und dienen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs zwischen Unternehmen. Die Finanzberichte, die den Jahresabschluss bilden, liefern wertvolle Informationen über potenzielle Geschäftspartner. Diese Informationen können für Entscheidungen wie den Erwerb von Beteiligungen oder Vermögenswerten oder die Einleitung rechtlicher Schritte zur Einziehung von Schulden verwendet werden.
Jahresabschluss Spanien – mangelnde Hinterlegung
Sofern ein Unternehmen seinen Jahresabschluss nicht fristgerecht hinterlegt, wird das Register mit Wirkung zum Jahresende geschlossen. Das bedeutet, dass das Handelsregister ab diesem Moment keine unternehmensbezogene Information mehr einträgt, solange der Mangel nicht geheilt wird.
Die einzigen Ausnahmen von dieser Regel sind die Entlassung oder der Rücktritt von Vorständen und Geschäftsführern, der Widerruf oder der Rücktritt von Vollmachten sowie die Auflösung der Gesellschaft und die Ernennung von Liquidatoren (Art. 387 HandelsregisterVO).
Jahresabschluss Spanien – Inhalt
Der Jahresabschluss ist ein Gesamtdokument, das aus mehreren Finanzberichten des Unternehmens besteht und jährlich beim Handelsregister am Sitz des Unternehmens eingereicht werden muss.
Je nach Aktiva, Umsatz, Anzahl der Beschäftigten, Art der Geschäftstätigkeit und Rechtsform des Unternehmens schreibt das Gesetz die Veröffentlichung unterschiedlicher Angaben vor.
Die Jahresabschlüsse geben Auskunft über die finanzielle Lage des Unternehmens. So ist die Kenntnis der vom Unternehmen gezahlten Steuern, des Verschuldungsgrads, der variablen und fixen Kosten möglich. Auch die Produktionsstückkosten, das Netto- und Bruttoeinkommen, das Nettoeigenkapital, die Neuinvestitionsrate, die Liquidität des Unternehmens, der Lagerbestand, die Abschreibung der Aktiva und vieles mehr sind im spanischen Jahresabschluss enthalten und stellt ein Spiegelbild des Unternehmens dar.
Jahresabschluss Spanien – Anforderungen
Für den Jahresabschluss müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
die Kapitalflussrechnung, die Gewinn- und Verlustrechnung, der Anhang, die Bilanz und die Aufstellung der Veränderungen des Eigenkapitals.
Die erste Aufstellung gibt Aufschluss über die Mittelzuflüsse und -abflüsse des vergangenen Jahres und darüber, ob das Unternehmen tatsächlich in der Lage ist, seine Schulden zu begleichen.
Die zweite Aufstellung gibt Auskunft über die Ausgaben und Einnahmen des Unternehmens während des Berichtszeitraums.
Der Anhang stellt eines der wichtigsten Dokumente dar. Er gibt detailliert Auskunft über alle Anforderungen und enthält Daten, die für die jeweiligen Gesellschafter von Interesse sind.
Die Bilanz hingegen stellt die Situation dar, in der sich das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet.
Sie umfasst die Verbindlichkeiten, das Vermögen und das Kapital der Gesellschaft.
Die Auflistung über die Veränderungen des Eigenkapitals umfasst letztlich die Summe aller Beiträge der Anteilsinhaber und/oder Begünstigten der Gesellschaft.
Jahresabschluss Spanien – Bilanz
Die Bilanz des Jahresabschlusses ist eine der wichtigsten Grundlagen bei der Erstellung der Abschlussunterlagen.
Es ist das Dokument, das den Zustand des Unternehmens darstellt. Die Bilanz dient auch als Basis der Entscheidungsfindung. Anhand der Bilanz des Jahresabschlusses kann man das Nettovermögen des Unternehmens während des gesamten Geschäftsjahres ermitteln.
Außerdem kann durch Gegenüberstellung ein Vergleich mit früheren Bilanzen angestellt werden, um zu prüfen, wie sich die Finanzen im Laufe eines bestimmten Zeitraums entwickelt haben.
Die Bilanz des Jahresabschlusses gibt auch Auskunft über die Aktiva, Passiva und das Eigenkapital des Unternehmens.
Die Aktiva stellen die Mittel zur Durchführung des Zwecks der Gesellschaft dar, mithin die Mittel, mit denen die Geschäftsvorhaben realisiert werden, so zB. Gelder zur Durchführung der Projekte.
Demgegenüber stehen die Passiva und das Nettoeigenkapital als die Mittel, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, d. h. die Quellen der Einnahmen.
Jahresabschluss Spanien – Frist
Im zweiten Abschnitt des spanischen Handelsgesetzbuch wird in Artikel 34.1 des geregelt:
“Bei Abschluss des Geschäftsjahres hat der Unternehmer den Jahresabschluss seines Unternehmens zu erstellen”.
Artikel 253 LSC konkretisiert diese Bestimmung, wie oben bereits ausgeführt: “Die Geschäftsführer der Gesellschaft sind verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb einer Frist von höchstens drei Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzustellen”
Für ein Unternehmen, dessen Geschäftsjahr am 31. Dezember endet, muss mithin der Jahresabschluss am 31. März erstellt werden.
Am 30. April sind sodann die gesetzlich zu führenden Bücher vom Handelsregister legalisieren zu lassen, so das Bestandsbuch, das Kalenderbuch und der Jahresabschluss als solcher, bevor bis maximal zum 30.06. die Generalversammlung stattfindet und die Gesellschafter das letzte Wort bei der Erstellung des Jahresabschlusses haben.
Wird der Jahresabschluss schließlich festgestellt, so ist er dann bis zum 30. Juli ordnungsgemäß beim Handelsregister einzureichen. Zuvor besteht davon unabhängig die Verpflichtung der Erklärung und Begleichung der Körperschaftsteuer mittels Formular 200 zwischen dem 1. und 25. Juli eines jeden Jahres im Wege der Selbstveranlagung. Für die Folgen der Versäumnis besteht eine Haftung der Geschäftsführer.
Bei Nichteinhaltung der Vorschriften über die Hinterlegung kann das spanische Institut für Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung (Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, I.C.A.C.) eine Geldstrafe von zwischen 1.200 und 60.000 Euro verhängen. Sofern das Unternehmen oder die Unternehmensgruppe einen Jahresumsatz von mehr als 6.000.000 Euro erzielt, erhöht sich die Geldbuße für jedes Jahr des Verzugs auf 300.000 Euro. Die Höhe der Strafe innerhalb des Rahmens hängt von der Größe des Unternehmens in Bezug auf den Gesamtbetrag der Aktiva und den Umsatz ab.
Im Jahre 2021 erfolgte insoweit eine gesetzliche Neuregelung, in deren Folge es zu einer Aufstockung der Mittel kam und der ICAC in der Erfüllung seiner Aufgaben gestärkt wurde. Wesentlich ist, dass die Beteiligung der Steuerbehörde und die Kammer der Handelsregistratoren eingeführt wurde, um mögliche Verstöße zu überwachen und Sanktionsverfahren einzuleiten. Es wird geschätzt, dass die Kammer 50 % der eingezogenen Bußgelder erzielen kann, wodurch ein dortiges Interesse an der Verfolgung geschürt wurde.
Inhalt und Arten von Jahresabschlüssen in Spanien
Es existieren drei Arten von Jahresabschlüssen:
der normale oder gewöhnliche Jahresabschluss,
der Jahresabschluss für kleine und mittlere Unternehmen (KMU – „PYMES“) und
der verkürzte Jahresabschluss.
“Normale” Abschlüsse werden von größeren Unternehmen mit einem hohen Jahreseinkommen verwendet.
Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen, können einen verkürzten Abschluss vorlegen:
- Wert der Aktiva bis zu 2,85 Millionen Euro.
- Umsätze bis zu 5,7 Mio. EUR.
- Durchschnittszahl der Beschäftigten: bis zu 50 Personen.
Diese Jahresabschlüsse müssen enthalten:
- Die Bilanz, gemäß Artikel 35.1 und 36.1 des spanischen Handelsgesetzbuches:
diese weist Aktiva, Passiva und Eigenkapital in getrennter Form auf. - Die Gewinn- und Verlustrechnung gemäß Artikel 35.2 und 36.2 des Handelsgesetzbuchs:
diese weist das Resultat des Geschäftsjahres aus, wobei die zurechenbaren Erträge und Aufwendungen ordnungsgemäß getrennt werden. - Eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung kann aufgestellt werden, wenn die Voraussetzungen des Art. 258 LSC erfüllt sind.
- Die Übersicht über die Entwicklung des Eigenkapitals gemäß Artikel 35.3 und 36.2 des Handelsgesetzbuchs.
- Die Kapitalflussrechnung gemäß Artikel 35.4 des Handelsgesetzbuchs.
Jahresabschluss Spanien – Umfang
Die gesamte Jahresabschlussdokumentation in Spanien umfasst:
allgemeine Unternehmensinformationen, Investitionsbericht, Ökobilanz, Bericht der Geschäftsführung, Mittelverwendungsbericht, Beschluss der Hauptversammlung, Geschäftsbericht, Bericht des Wirtschaftsprüfers und den Jahresabschluss.
Der Jahresabschluss selbst umfasst: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, den erläuternden Anhang, die Eigenkapitalrechnung und die Kapitalflussrechnung.
Diese „estados financieros“ können beim Handelsregister in Spanien mittels der vollständigen Firma, der Adresse bzw. Steuernummer (NIF) eingeholt werden.
Verfahren Eintragung
Die Jahresabschlussunterlagen sind unter Berücksichtigung og. Fristen zur Eintrragung im spanischen Handelsregister vorzulegen. Insoweit kommen zwei Verfahrensweisen in Betracht.
Im „gemischten Verfahren“ werden die Abschlussunterlagen elektronisch übermittelt und innerhalb von 15 Arbeitstagen sind ab dem Datum der Übermittlung physisch bei der Geschäftsstelle abzugeben oder per Einschreiben zu übersenden:
Zertifikat des Geschäftsführers über die Genehmigung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung
Fingerabdruckzertifikat, unterzeichnet vom Geschäftsführer.
Im sog. „vollständigen Verfahren“ werden alle Dokumente über das Programm D2 versandt, so dass es nicht notwendig ist, Unterlagen physisch zum Register zu verbringen.
Die Dauer der Eintragung beträgt sodann, sofern keine Mängel vorliegen, ca. 15 Tage.
©2023 Verfasser Jahresabschluss Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht
