Der Beitrag Mitarbeiteranmeldung Spanien erläutert den Prozess der Anmeldung eines Mitarbeiters und des Arbeitsverhältnisses in Spanien.
Diese Anmeldung eines Mitarbeiters in Spanien erfolgt online in den Systemen der Sozialversicherungs-, Arbeits- und Steuerbehörden, deren Nutzung eine Zulassung und Anbindung an die Systeme erfordert.
Voraussetzung Mitarbeiteranmeldung Spanien
Bevor den spanischen Behörden eine neue Arbeitsbeziehung kommuniziert werden und diese zur Anmeldung gelangen kann, ist bei neu gegründeten Unternehmen die Anmeldung als Arbeitgeber und die Eröffnung eines Sozialversicherungskontos erforderlich.
Die Beitragskontonummer („Código Cuenta de Cotización“) dieses Sozialversicherungskontos ist die Betriebsnummer, die Selbstständigen oder Unternehmen von der Sozialversicherungsanstalt zugewiesen wird, um diese als Arbeitgeber zu identifizieren und deren Verpflichtungen kontrollieren zu können.
Diese erste Beitragskontonummer ist die Hauptnummer mit der später erteilte Nummern verknüpft werden. So ist zum Beispiel erforderlich, in jeder Provinz, in der eine Tätigkeit ausgeübt wird, eine Beitragskontonummer zu registrieren.
Dies erfolgt bei der Allgemeinen Sozialversicherungskasse („Tesorería General de la Seguridad Social“) mit Antragsformular TA.6 für die Beantragung des Hauptbeitragskontocodes und Formular TA.7 für die Beantragung der übrigen Kontocodes, die mit dem Hauptbeitragskontocode verknüpft werden. Die Anmeldung kann bei einer der steuerlichen Anschrift nächstgelegenen Geschäftsstelle der Allgemeinen Sozialversicherungsanstalt oder elektronisch über die “SEDE ELECTRÓNICA” auf der Website der Behörde eingereicht werden.
Das Sozialversicherungskonto wird nach Antragstellung in der Regel in wenigen Tagen eröffnet und die Beitragskontonummer seitens der Behörde mitgeteilt.
Zu beachten ist, dass bei neu gegründeten Unternehmen ein Antrag erst nach dessen Eintragung im Handelsregister gestellt werden kann.
Weitere Voraussetzung ist natürlich, dass der Mitarbeiter selbst über eine Sozialversicherungsnummer (“Número de la Seguridad Social (NUSS)” verfügt. Mittels dieser Nummer, auch als “Número de Afiliación (NAF)” bekannt, wird der Mitarbeiter identifiziert. Bei der Erstanmeldung sind der spanische Personalausweis oder die AusländerIDNr. (DNI oder NIE bei Ausländern), Adresse, Telefonnummer und e-mail erforderlich. Sofern die Person nicht über einen elektronischen Zugang (“Cl@ve”) oder ein elektronisches Zertifikat (“Certificado electrónico”) verfügt, kann der Antrag online bei der Behörde gestellt werden. Bei zugezogenen Ausländern ist seit 2023 eine Anmeldung ohne NIE möglich, diese muss aber schnellstmöglich vor der ersten Lohnsteuerabrechnung in Spanien beantragt werden und vorliegen.
Eintragung bei der Allgemeinen Sozialversicherungskasse
In dem auf der Plattform des Systems der Sozialversicherung (“Sistema Red de la Seguridad Social”) zu stellenden Antrag auf Anmeldung eines Arbeitnehmers sind nach Feststellung und ggf. Prüfung erforderlicher Informationen im Wesentlichen folgende Angaben einzutragen:
– Name oder Firmenname des Arbeitgebers
– Beitragskontonummer des Arbeitgebers
– Einstufung im System
– Sozialversicherungsnummer, die mit der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers übereinstimmen muss.
– Geburtsdatum
– Vorname, Nachname und Anschrift des Arbeitnehmers.
– Personalausweisnummer und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
– Grad der Behinderung, falls vorhanden
– Angabe, des Vorgangs der Anmeldung
– Eintragung in einer der 10 Beitragsgruppen, welcher der neue Arbeitnehmer angehören wird, auf Basis der Tätigkeit
– Art des Arbeitsvertrags und ggf. Koeffizient der Arbeitstage bei Teilzeitarbeit
– Code des Arbeitsvertrags gemäß Einstufung der Vertragsart im System, bspw. un-/befristet, temporär, etc.
– Beruf (in bestimmten, vom Gesetz vorgesehenen Fällen)
– etc..
Das “Sistema Red” ist eine Plattform, die entwickelt wurde, um die Kommunikation mit der Sozialversicherung zu erleichtern.
Der Antrag ist mit Formblatt TA.2 “Antrag auf Eintragung, Löschung und Änderung der Daten eines Angestellten oder ähnlichen Arbeitnehmers” bei der Allgemeinen Sozialversicherungskasse („Tesorería General de la Seguridad Social“) zu stellen. Dies muss vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, allerdings mit einer Vorfrist von höchstens 60 Kalendertagen geschehen. Eine rückwirkende Anmeldung ist nicht möglich.
Mitarbeiteranmeldung bei der spanischen Arbeitsbehörde
Sobald die Anmeldung online bei der Sozialversicherung erfolgt ist, muss als nächster Schritt die Anmeldung und Mitteilung des Arbeitsverhältnisses bei der staatlichen Arbeitsverwaltung („Servicio Estatal de Empleo (SEPE)“) unternommen werden.
Wie der Antrag auf Anmeldung bei der Sozialversicherungsbehörde ist auch die Registrierung und Mitteilung des Arbeitsvertrags online, hier über die Webanwendung “contrat@” vorzunehmen. Dies hat binnen 10 Tagen zu erfolgen.
Hierzu sind persönliche Daten des Mitarbeiters, die Berufs- bzw. Hochschulausbildung, das Gehalt etc. erforderlich, um mit diesen Informationen, nachdem der anzuwendende Tarifvertrag festgestellt wurde, die Einstufung in den Beitragsgruppen und im Tarifvertrag vorzunehmen.
Zu berücksichtigen sind Fragen des Arbeitszentrums und die Tätigkeit.
Mit den persönlichen Daten und Angaben zu Familienstand, Kindern, etc. wird schließlich das Steuerformular Mod. 145 erstellt, mit dem die Basis des Lohnsteuerabzugs an die Finanzbehörde kommuniziert wird.
Neben den oben aufgeführten Daten ist im Rahmen der Anmeldung ein zwischen den Parteien geschlossener Arbeitsvertrag erforderlich. Die wesentlichen Regelungen des Arbeitsvertrags sind als so genannte Basiskopie (“Cópia basica”) neben dem Arbeitsamt, bei Vorliegen, auch der Arbeitnehmervertretung des Arbeitgebers in der 10-Tagesfrist zukommen zu lassen.
Das heißt, der zwischen den Arbeitsvertragsparteien geschlossene, häufig auf Firmenpapier erstellte Vertrag selbst muss den Behörden zu diesem Zeitpunkt nicht zur Kenntnis gelangen, wohl aber eine im Lohnbuchhaltungssstem erstellte Basisversion des Vertrages im offiziellen Formular der Arbeitsbehörden, die sämtliche wesentlichen Vertragsdaten enthält. Bei dieser Vertragsversion würden die gesetzlichen und tarifvertraglichen Inhalte eingesetzt werden, sofern nicht andere, zwischen den Parteien getroffene Vereinbarungen diese Bestimmungen verbessern, so zB. ein höheres Gehalt oder eine höhere Anzahl an Urlaubstagen. Solches wird regelmäßig in einem zwischen den Parteien geschlossenen, umfassenden Arbeitsvertrag geregelt, der darüber hinaus u.a. Bestimmungen zur Tätigkeitsbeschreibung, zur Form der Ausübung der Arbeit, zu Arbeitszeiten, etc. trifft. Aus dem Inhalt dieser Vereinbarung folgen die o.a. Einstufungen in einen Tarifvertrag, die Beitragsgruppe, ggf. die Anwendung spezieller Normen, wie das Telearbeitsgesetz, etc..
Die Vertragsversion die den Behörden anzumelden ist, ist zwangsläufig in spanischer Sprache oder in einer der Sprachen der 17 Gebietsautonomien, wie zB. Baskisch oder Katalan zu fassen.
Die daneben zwischen den Parteien geschlossene Vereinbarung könnte an sich zwar in einer anderen als der spanischen Sprache gefasst sein. Dies macht aber keinen Sinn, denn sei es bei einer Streitigkeit zwischen den Arbeitsvertragsparteien oder bei einer Prüfung der Sozialversicherungsbehörden, muss die Dokumentation zwingend in spanischer Sprache vorgelegt werden.
Darüber hinaus muss der Vertrag spanischem Arbeitsrecht und ggf. Tarifvertragsrecht entsprechen. Denn wenn auch bspw. im Falle einer Entsendung aus dem Ausland zwischen einem ausländischen Arbeitgeber und einem ausländischen Arbeitnehmer grds. weiter das vereinbarte ausländische Heimatrecht gilt, so finden nach EU-Arbeitsrecht die zwingenden, nationalen Arbeitsbestimmungen, Arbeitnehmerschutzgesetze, Berufsunfallvorschriften usw. im Entsendeland Anwendung.
Im Falle einer Arbeitsbeziehung zwischen in unterschiedlichen Ländern ansässigen Arbeitgebern und Arbeitnehmern gilt mithin das Recht am Sitz des Arbeitnehmers und damit spanisches Arbeitsrecht und Tarifvertragsrecht, sowie, ggf. sofern eine Fernarbeitsbeziehung aus dem home-office besteht, das spanische Telearbeitsgesetz.
Unterlassen Mitarbeiteranmeldung Spanien
Eine rückwirkende Anmeldung im Sozialversicherungssystem und eine freiwillige Nachversicherung und Nachentrichtung der Beiträge seitens des Arbeitgebers ist nicht möglich. Eine Nachentrichtung kann nur auf Veranlassung des Mitarbeiters, der die fehlende Versicherung den Behörden zur Anzeige bringen muss, erfolgen.
Die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge erfolgt in Spanien ebenso wie Steuerzahlungen im Wege der Selbstveranlagung. Eine verspätete Zahlung hat erhebliche Sanktionen zur Folge. Dies selbst bei grds Erfüllung der Verpflichtungen gemäß Artikel 29 des Allgemeinen Gesetzes über die Soziale Sicherheit.
In diesem Fall entsteht ein Zuschlag von 10 % des Beitrags, wenn die fälligen Beiträge innerhalb des ersten Kalendermonats nach dem Fälligkeitsdatum ohne vorherige Aufforderung gezahlt werden, in Höhe von 20 %, wenn die fälligen Beiträge ab dem zweiten Kalendermonat nach dem Fälligkeitsdatum gezahlt werden.
Bei Nichteinhaltung der Verpflichtungen gemäß Artikel 29 und ergehender Zahlungsaufforderung durch die Behörde, entsteht ein Zuschlag in Höhe von 20 %, wenn die fälligen Beiträge vor Ablauf der in der Abrechnungsmitteilung festgelegten Zahlungsfrist gezahlt werden, in Höhe von 35 % der Schuld, wenn die fälligen Beiträge nach Ablauf dieser Zahlungsfrist gezahlt werden.
Hinzu kommen Verzugszinsen und ggf. eine Strafe. Die fehlende Sozialversicherungsanmeldung wird durch das Gesetz (“Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (art. 22.2 LISOS)) als schwere Tat eingestuft und kann mit einer Geldstrafe von mindestens 3.750 bis 7.500 Euro, einer mittleren Geldstrafe von 7.501 bis 9.600 Euro und einer Höchststrafe von 9.601 bis 12.000 Euro (Art. 40.1. e) erster Grad) geahndet werden.
Fazit Mitarbeiteranmeldung Spanien
Das Verfahren ist formal und aufwändig. Zu beachten ist, dass Mitarbeiter vor der behördlichen Anmeldung keinesfalls ihre Tätigkeit aufnehmen dürfen. Anderenfalls gilt nach Art. 15 des Arbeitnehmerstatuts automatisch eine unbefristete Vertragsbeziehung und seitens der Sozialversicherung sind Sanktionen zu befürchten.
©2023 Verfasser Mitarbeiteranmeldung Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht
