N.I.F./NIF und N.I.E./NIE Spanien
Gemäß Artikel 101 des durch königliches Dekret 2393 vom 30.12.2004 verabschiedeten spanischen Ausländergesetzes (“Reglamento de Extranjería español”) erhalten Ausländer die wirtschaftliche, berufliche oder soziale Bezüge mit Spanien herstellen, einmalig eine persönliche Identifikationsnummer (Número de Identificación de Extranjero, NIE Spanien). Die N.I.E. – Nummer dient der Identifikation des Ausländers und ist u. a. in allen, diesem ausgestellten Dokumenten sowie behördlichen Anträgen anzubringen.
Der Sachverhalt der N.I.E. betrifft aber nicht unmittelbar das Aufenthaltsrecht. EU-Staatsangehörige und die des Europäischen Wirtschaftsraums (d. h. Norwegen, Island und Liechtenstein) bedürfen grds. keiner Aufenthaltsgenehmigung mehr in Spanien, allerdings, gemäß königlichem Dekret 240/2007 vom 16.2.2007 über den freien Personenverkehr und den Aufenthalt von Staatsangehörigen der EU – Staaten in Spanien, unter entsprechenden Voraussetzungen der Eintragung bei Gemeinde– und Polizeibehörden. Auch schweizer Staatsangehörige benötigen keine Aufenthaltsgenehmigung und kein Visum, um in Spanien zu leben und zu arbeiten.
Sie müssen sich insoweit gemeindlich anmelden und eine Aufenthaltsbescheinigung (Certificado de Residente) beantragen, in der sie ihre Adresse angeben und nachweisen, dass Sie über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um Ihren Lebensunterhalt im Land zu bestreiten, sowie eine Krankenversicherung nachweisen.
Die Bescheinigung über die Eintragung als EU-Staatsangehöriger ist ein einfaches Dokument, das nachweist, dass sie in Spanien im Ausländerzentralregister eingetragen sind. Nach entsprechendem Antrag erfolgt sodann die Ausstellung eines Zertifikates aus dem Register für EU-Staatsangehörige gem. Art 10. 1 2. Abs. des kgl. Dekrets seitens der Generaldirektion der Polizeibehörden.
Schon mit Inkrafttreten des königlichen Dekretes 1041/2003 über die neue Verordnung über die Erfassung der in Spanien Steuerpflichtigen erfolgten bis dato nicht existierende Regelungen zur Verwendung von Steuernummern durch nicht in Spanien Ansässige. Mit Artikel 1 dieses Dekretes werden die Steuerpflichtigen benannt, welche in Übereinstimmung mit Artikel 1 des königlichen Dekretes 338/1990 vom 9.3.1990 einer Steuernummer bedürfen. Ebenso wenig wie die N.I.E. – Nummer das Aufenthaltsrecht betrifft, geht mit der Verpflichtung zur Registrierung für Nichtansässige aber zwingend eine Steuerpflicht als solche einher. Diese Nr. dient in erster Linie der Registrierung und Kontrolle. Im Falle, dass eine Steuerpflicht im Übrigen besteht, erfolgt natürlich die Verwendung des NIE Spanien im Rahmen der dortigen Abgabe der Erklärungen.
Mit Wirkung vom Dezember 2006 trat das Gesetz 36/2006 vom 29.11. zur Prävention des Steuerbetruges in Kraft. Demgemäß sind spanische Notare im Rahmen jedweder öffentlicher Beurkundung mit steuerlichem Hintergrund gemäß Art. 24 der spanischen Notarordnung verpflichtet, die vorherige Erteilung der Steuer- bzw. Identifikationsnummer (N.I.E.), so auch für nicht in Spanien Ansässige, festzustellen. Im Falle fehlender Steuernummer ist dieser Umstand der dem Notar übergeordneten Stelle mitzuteilen, welche wiederum die Finanzbehörden zu unterrichten hat.
Nichtansässige natürliche Personen haben im Rahmen der Beantragung bei den zuständigen Polizeikommissariaten der Provinzhauptstädte das entsprechend unterzeichnete Formular NIE Spanien unter Nennung ihrer persönlichen Daten nebst den Namen ihrer Eltern und Passfotos vorzulegen sowie den Grund des Erfordernisses der Identifikationsnummer, so z.B. Gesellschaftsgründung, Geschäftsführerernennung, Geschäftsanteils- oder Immobilienerwerb bzw. –veräußerung anzugeben. Der Antrag ist persönlich mittels Vorlage des Personaldokumentes oder in Vertretung mittels notarieller, apostillierter und übersetzter Vollmacht und Vorlage einer beglaubigten und apostillierten Kopie des Personaldokumentes zu stellen. Bis zur Erteilung der N.I.E. vergehen derzeit regelmäßig ca. 2 – 4 Wochen. Es ist auch möglich den entsprechenden Antrag über die spanischen Konsulate bzw. Botschaften zu stellen.
Zu beachten ist, dass die NIE-Nummer der Identifikation von Ausländern dient. Spanische Staatsangehörige mit steuerlicher Ansässigkeit im Ausland können diesen Sachverhalt hingegen entweder durch Beantragung eines Personalausweises (documento nacional de identidad, DNI) mit Anfangsbuchstaben “L” oder mittels ihrer Eintragung im Register des Konsulates oder der Botschaft nachweisen.
Nichtansässige juristische Personen benötigen in entsprechender Weise eine Steuernummer (N.I.F.) für bestimmte Urkunden, so z.B. zur Gesellschaftsgründung, Kapitalerhöhung, Geschäftsanteils- oder Immobilienerwerb bzw. –veräußerung. Gleiches gilt für nicht ansässige Unternehmer mit einer Betriebsstätte in Spanien oder aber solche die ohne Betriebsstätte oder sonstigen Bezug dort einen Mitarbeiter anstellen möchten und die NIF, ohne sonstige Steuerpflicht in Spanien, zur Abfuhr der Lohnsteuer des für ihr bspw. in Deutschland ansässiges Unternehmen aus Spanien heraus tätigen Mitarbeiters benötigen, ein Lager anmieten, an einer Messe teilnehmen und für eine Vielzahl weiterer Sachverhalte, die diese erforderlich machen können.
Die NIF ist anders als die NIE bei den Finanzbehörden zu beantragen. Im Rahmen der Antragstellung ist mittels entsprechender, apostillierter und schließlich übersetzter Urkunden des Ansässigkeitsstaates nachzuweisen, dass es sich dort um eine im zuständigen Register eingetragene juristische Person handelt, deren Vertretungsorgane, Sitz, Haftungsbeschränkungen, Steuernummer etc. anzugeben und notariell zu bestätigen sind. Die Beantragung der N.I.F. in Spanien kann sodann mittels entsprechender Spezialvollmacht erfolgen.
In der Praxis haben diese Formalerfordernisse zur Folge, dass eine dringende Beurkundung einer bspw. Gesellschaftsgründung, Geschäftsführerernennung oder Immobilienveräußerung um Wochen oder möglicherweise Monate hinausgeschoben werden muss. Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass realiter die Notare regelmäßig nicht nur ihrer Hinweis- und Mitteilungspflicht nachkommen, sondern vielmehr die Erstellung einer Urkunde bei Fehlen der Steuer- bzw. Identifikationsnummer gänzlich verweigern.
Im Hinblick auf Gemeinschaftsrecht und insbesondere den Grundsatz des freien Personen-, Dienstleistungs- und Kapitalverkehr ist diese Maßnahme zumindest zweifelhaft. Denn schließlich verfügen die juristischen und natürlichen Personen in ihrem respektiven Ansässigkeitsstaat regelmäßig über entsprechende Steuer- bzw. Identifikationsnummern. In jedem Falle wird der Verkehr erheblich behindert, was im Hinblick darauf, dass in früheren, EU-Zeiten vorangehenden Jahren ein solches Erfordernis nicht bestand schwer vermittelbar ist.
Für natürliche Personen erfolgte mit Verordnung EHA/3695/2007 vom 13. Dezember welche das Formular 030 über die Anmeldung und Änderung der Daten im Zensus der Steuerpflichtigen verabschiedet, zumindest für natürliche Personen eine Änderung. Art. 2.1. führt aus, dass dieses Formular zum Erhalt der Steuernummer seitens spanischen oder ausländischen natürlichen Personen Verwendung findet, „die Aktivitäten steuerlicher Art oder mit steuerlichem Hintergrund entfalten oder an solchen teilnehmen und welche nicht verpflichtet sind den spanischen Personalausweis zu erhalten oder nicht über eine entsprechende Identifikationsnummer für Ausländer verfügen ….“. Diese Verordnung ist im April 2008 in Kraft getreten.
Neuregelung TIN und NIE Spanien
Die Steuer-Identifikationsnummer (TIN) wurde zum 1. Juli 2007 vom Gesetzgeber eingeführt und ist für natürliche Personen seit diesem Zeitpunkt bzw. für Neugeborene von der Geburt an lebenslang gültig. Sie ändert sich auch nicht bei Umzug oder Heirat. Sie besteht aus zehn zufällig gebildeten Ziffern und einer zusätzlichen Prüfziffer (11-stellig). Sie lässt keinen Rückschluss auf Daten des Steuerpflichtigen oder das zuständige Finanzamt zu.
Die Zusammensetzung der TIN ist abhängig davon, ob es sich bei dem Steuerpflichtigen um eine natürliche Person mit oder ohne spanische Staatsangehörigkeit handelt und ob die Person in Spanien ansässig ist, oder nicht.
Bei spanischen Staatsangehörigen entspricht die TIN im Allgemeinen der Nummer auf dem nationalen Personalausweis (DNI).
Für spanische natürliche Personen, die nicht verpflichtet sind, einen nationalen Personalausweis (DNI) zu besitzen (nicht ansässige Spanier, oder Spanier unter 14 Jahren) bekommen auf Antrag eine Steuer-Identifikationsnummer (TIN) zugeteilt, die bei nicht ansässigen Spaniern mit einem „L“ und bei ansässigen Spaniern unter 14 Jahren mit einem „K“ beginnt.
Bei natürlichen Personen ohne spanische Staatsangehörigkeit entspricht die TIN im Allgemeinen der Ausländer-Identifikationsnummer (NIE, s.o.), welche vom Innenministerium vergeben wird. Natürliche Personen ohne spanische Staatsangehörigkeit, die keine Ausländer-Identifikationsnummer (NIE) besitzen, aber eine TIN benötigen, weil sie in Spanien steuerpflichtige Tätigkeiten ausüben werden, können auf Antrag eine vorübergehende Steueridentifikationsnummer erhalten, bis sie eine Ausländer-Identifikationsnummer (NIE, s.o.) zugeteilt bekommen. Diese wird von der Steuerverwaltung vergeben.
Dokumentation von NIE und “Residencia”
Die spanische NIE ist eine Ausländeridentitätsnummer und wird benötigt, wenn ein sogenanntes „wirtschaftliches, soziales oder berufliches Interesse in Spanien vorliegt, so z. B. beim Kauf einer Immobilie oder beim Abschluss eines Mietvertrags, bei der Eröffnung eines Bankkontos etc.. Sie ist keine Aufenthaltsgenehmigung und wird daher nur beantragt, sofern nicht die Absicht vorliegt, sich in Spanien niederzulassen. Sobald der Antrag genehmigt ist, wird eine weiße Bescheinigung im DIN-A4-Format erteilt, die den Namen und die NIE, eine aus sieben Ziffern und zwei Buchstaben bestehende eindeutige Identifikationsnummer, enthält. Die NIE-Nummer ist unbefristet gültig.
Jeder Staatsangehörige eines EU-Mitgliedslands kann eine berufliche Tätigkeit in Spanien nach den hier geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ausüben. Einer Arbeitserlaubnis bedarf es nicht.
Bis zum Ablauf von 3 Monaten reicht für den Aufenthalt und zur Aufnahme einer unbezahlten Arbeit (Praktikum) ein gültiger Pass bzw. Personalausweis. Es bedarf weder eine Meldepflicht, noch einer Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigung.
Ab 3 Monaten Aufenthalt in Spanien oder bei Aufnahme einer bezahlten unselbständigen oder selbständigen Arbeit ist eine Meldung beim spanischen Einwohnermeldeamt (Ayuntamiento) des Wohnsitzes vorzunehmen (so genanntes “empadronamiento”).
EU- Staatsangehörige, wie z. B. Deutsche mit Wohnsitz in Spanien müssen sich bei der für ihren Wohnort zuständigen Ausländerbehörde (Oficina de Extranjeros bzw. Policía de Extranjeros) innerhalb von drei Monaten ab Einreise in das zentrale Register für EU-Staatsangehörige (Registro Central de Extranjeros) eintragen. Die Bescheinigung über die Eintragung in dieses zentrale Register (Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión Europea) enthält die N.I.E., die für die Anmeldung bei den spanischen Behörden (Sozialversicherung, Finanzamt) erforderlich ist.
Diese sogenannte “Residencia” (Tarjeta de residencia de larga duración) wird als Aufenthaltsgenehmigung für EU-Bürger oder „Certificado de Registro UE“, also Bestätigung aus dem Register für EU-Staatsangehörige bezeichnet und ist ein spanisches Aufenthaltsdokument für solche EU-Bürger, die länger als 3 Monate in Spanien leben oder dies beabsichtigen. Es ist eine kleine grüne Papierkarte mit einer NIE-Nummer, ohne Foto. Sie ist unbefristet und entfaltet nur Gültigkeit bei Vorlage im Zusammenhang mit einem Reisepass oder Personalausweis. Um eine solche NIE durch die Polizeibehörden zu erhalten, sind im Rahmen des Antrags bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, wie der Nachweis ausreichender finanzieller Mittel und einen angemessenen Krankenversicherungsschutz für sich und ggf. die Familie.
Der Antrag auf einen Ausländerausweis (“Tarjeta de Identidad de Extranjero”) kann nur persönlich und nicht mit Vollmacht bei der Dokumentationsstelle der Nationalen Polizei (“Unidad de Documentación de la Policía Nacional”) in der Ausländerbehörde oder der Polizeistation (“Oficina de Extranjeros o Comisaría de Policía”) der Provinz, in der der Ausländer seinen Wohnsitz hat, gestellt werden.
Minderjährige müssen von ihrem gesetzlichen Vertreter mit einem gültigen Ausweisdokument im Original oder von einer von diesen bevollmächtigten Person begleitet werden.
Tarjeta de Larga Duración, Larga Duración UE und Tarjeta Comunitaria
Der Unterschied zwischen einer Langzeit-, einer EU-Langzeit und einer Gemeinschaftskarte besteht in den Voraussetzungen für die Beantragung der einzelnen Karten.
Obwohl beispielsweise die Langzeitkarte und die EU-Langzeitkarte in Bezug auf die erforderlichen Bedingungen und das Antragsverfahren im Prinzip viele Ähnlichkeiten aufweisen, besteht der wichtigste Unterschied darin, dass für die Beantragung der EU-Langzeitkarte eine dauerhafte Beschäftigung in Spanien und eine medizinische Versicherung Voraussetzung sind.
Bei der Gemeinschaftskarte (“tarjeta comunitaria“), sowohl der befristeten (“temporal“) als auch der unbefristeten Karte (“permanente“), fällt diese Art der Genehmigung unter die Gemeinschaftsregelung, welche die Ein- und Ausreise, die Freizügigkeit, den Aufenthalt und die Arbeit der Gemeinschaftsbürger sowie der sie begleitenden oder nachziehenden Familienangehörigen bestimmt.
Sie unterscheiden sich jedoch nicht nur in der Art der Beantragung, sondern auch darin, dass die Daueraufenthaltsgenehmigung und die Dauer-EU-Genehmigung alle fünf Jahre erneuert werden müssen und die Genehmigung selbst unbefristet ist.
Die “Tarjeta de Residencia Temporal de Familiar de Comunitario” also die Karte für Familienangehörige eines EU-Bürgers, hat temporären Charakter und ist 5 Jahre gültig, während die dauerhafte „Tarjeta Comunitaria Permanente“ 10 Jahre gültig ist.
NIF-IVA oder VAT
Um in Spanien geschäftlich operieren zu können ist die spanische Steuernummer, Número de Identificación Fiscal (NIF) erforderlich. Um über die Grenzen Spaniens hinaus umsatzsteuerfreie Rechnungen ausfertigen zu können, bedarf es der NIF-IVA oder VAT-Nummer. Diese Nummer wird nach Eintragung im spanischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummerregister (Registro de Operadores Intracomunitarios, ROI) erteilt. Der Antrag erfolgt auf einfachem Wege mit Antrag im Steuerformular “modelo 036” unter Ankreuzen der Felder 582 und 584, die Erteilungsvoraussetzungen sind in Spanien allerdings, anders als in Deutschland höchst komplex. Die Erteilung ohne vorherige Umsatzsteuerprüfung stellt dabei eher die Ausnahme dar.
Die Prüfung, ob eine spanische Umsatzsteueridentifikationsnummer vorliegt erfolgt im VIES-System.
Steuern Spanien – Privat
Besteuerung der natürlichen Person
©2008 Verfasser NIF und NIE Spanien: F. Müller, F. Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Steuerrecht
