Unternehmer und Unternehmen, die in Spanien Umsätze tätigen, haben sich dort steuerlich registrieren zu lassen. Dies erfolgt nach Einreichung einer Erklärung im Formblatt Modell 036 oder 037. Das spanische Finanzamt erteilt sodann eine spanische Steuernummer (N.I.F.), mit der allerdings nur rein innerspanischer Geschäftsverkehr abgerechnet werden kann.
Sollen darüber hinaus innergemeinschaftliche Geschäfte abgewickelt und abgerechnet werden, ist eine “N.O.I.” (UmsatzsteuerID Spanien) zu beantragen und ein Eintrag im Register (R.O.I. (Registro de Operaciones Intracomunitarias)) zu veranlassen.
Dieses Register dient dem Austausch von Mehrwertsteuerinformationen innerhalb der EU, so dass ein (ebenfalls registrierter) innergemeinschaftlicher Unternehmer über das VIES-System die Registrierung online konsultieren und prüfen kann, ob sein Kunde über eine Umsatzsteueridentifikationsnummer in Spanien verfügt und damit ebenfalls umsatzsteuerbefreit Rechnung stellen kann.
UmsatzsteuerID Spanien für ausländische Unternehmer/n
Niederlassungen ausländischer Unternehmer/n in Spanien haben die spanische UStIDNr (Número de operador intracomunitario, N.O.I.), ebenso wie jedes andere spanische Unternehmen, bei dem für den Sitz der Niederlassung zuständigen Finanzamt zu beantragen.
Ausländische Unternehmer/n ohne spanische Niederlassung die in Spanien Umsätze bewirken, unterliegen keiner dortigen Umsatzsteuer- und damit auch keiner Registrierungspflicht, wenn der Empfänger der steuerpflichtigen Lieferung oder Leistungen ein Unternehmer/n oder Freiberufler ist, sofern nicht der ausländische Vertragspartner ebenfalls über keine spanische UStID in Spanien verfügt und andere als die in Artikel 70 Absatz 1 Nummer 7, Artikel 72, 73 und 72 des Gesetzes 37/1992 (“Ley 37/1992” (Umsatzsteuergesetz Spanien)) genannten Dienstleistungen für ihn erbracht wurden oder die in Artikel 68 Absätze 3 und 5 des Gesetzes 37/1992 (Ley 37/1992) genannten Gegenstände geliefert wurden.
Ansonsten besteht Registrierungspflicht für den Steuerausländer, gleich, ob gewisse Umsatzschwellen erreicht werden oder nicht. Die Registrierung kann durch einen Bevollmächtigten vor Ort oder über ein spanisches Konsulat im Ausland erfolgen.
Gewisse Ausnahmen bestehen unter besonderen Voraussetzungen oder nur gelegentlichen Umsätzen.
UmsatzsteuerID Spanien Antragsvoraussetzungen
Ausländische Unternehmer/n ohne spanische Niederlassung haben unter Beibringung des Nachweises der Unternehmerschaft und der Informationen zum Unternehmen, der Geschäftsführung, etc. sowie der Darlegung des Erfordernisses den Antrag zu stellen.
Aber auch Niederlassungen ausländischer Unternehmer/n in Spanien erhalten die UmsatzsteuerID in Spanien, ebenso wie jedes andere spanische Unternehmen, nicht ohne Weiteres auf bloßen Antrag. Das heißt, es erfolgt nicht wie bspw. in Deutschland auf den formlosen Antrag hin grds. eine Erteilung.
Vielmehr wird regelmäßig nach Antragstellung eine Sonderprüfung des spanischen Finanzamts in Gang gesetzt, womit die Frist zur Erteilung von der Dauer und dem Ergebnis des Prüfungsverfahrens abhängt, welches zeitlich nur durch ordentliche und frühzeitige Vorbereitung des Antrages beeinflusst werden kann.
Zum einen verlangen in solchen Fällen die Behörden nicht nur eine zustellfähige, sondern auch besuchbare Adresse, die als laufendes und eingerichtetes Unternehmen zu erkennen ist.
D.h., Firmen, die in business-centern oder zur Untermiete o. ä. arbeiten, erhalten häufig mit der Begründung der „Vermeidung des Steuerbetruges“ keine UStID.. Dies, da Spanien in früheren Jahren durch Umsatzsteuerkarussellgeschäfte Milliardenverluste erlitten hatte.
Das Rechtsbehelfsverfahren nach Ablehnung kann sehr lange Monate dauern und bis zu diesem Zeitpunkt können keine umsatzsteuerfreien Rechnungen ausgestellt werden.
Das bedeutet, der Geschäftsbetrieb muss für einen Steuerbeamten als solcher erkennbar sein, also mit entsprechender Büroausstattung, angemeldeter Telefonleitung, Firmenpapier und Allem was üblicherweise darunter verstanden wird.
Zum anderen ist eine exakte und umfassende Beschreibung der von der spanischen Gesellschaft zu entfaltenden Tätigkeit in Spanien, welche die geschäftlichen Transaktionen darlegt, Information zu (ggf.) Waren und/oder Dienstleistungen, Kundenlisten mit Adresse und Steuer- bzw. UmsatzsteuerIDNr. im EU-Fall beizubringen und soweit möglich dokumentarisch zu belegen. All dies sollte bereits im Moment der Antragstellung vorliegen.
Checkliste – Prüfung der Erteilung der UmsatzsteuerID Spanien
Nachfolgende Checkliste wird regelmäßig bei der Prüfung von den Steuerbeamten in Spanien im Rahmen der Außenprüfung verwendet:
Angaben zum Unternehmensstandort:
- Existenz eines für die Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftslokals
- Existenz von Schildern, Marken, Plakaten außen
- Merkmale und Beschreibung des besuchten Standorts: Büro ausgestattet mit Möbeln und Computergeräten, Ladenlokal …………..
Fragen an die vor Ort angetroffene Person:
- Kennen Sie den Steuerpflichtigen, auf den sich dieses Verfahren bezieht?
- Kennen Sie die wirtschaftliche Tätigkeit, die der Steuerpflichtige ausübt?
- Sind Sie ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen?
- Ist die Adresse nur ein Ort zum Empfang von Post (ohne dass dort direkt eine Tätigkeit durch den Steuerpflichtigen ausgeübt wird)? Falls ja, wo wird die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt?
- Kennen Sie die für die administrative Verwaltung und Geschäftsführung verantwortliche Person oder einen Mitarbeiter dieses Unternehmens?
Namen, Adresse, Steuernr. / SteuerID: - Ist ein Geschäftsführer oder Mitarbeiter des Steuerpflichtigen anwesend?
Namen, Adresse, Steuernr. / SteuerID: - Gibt es Anlagegüter, die ausschließlich dem Steuerpflichtigen zur Verfügung stehen und sich im besuchten Standort befinden? Beschreibung der Anlagegüter? Büromöbel, Informatik, ……….
- Gibt es am Standort ein Lager, in dem die Waren des Handels des Steuerpflichtigen gelagert und bearbeitet werden? Falls sie an einer anderen Adresse gelagert werden, bitte angeben wo:
Gibt es Lagerbestände am Standort? - Auf welcher Rechtsgrundlage nutzt der Steuerpflichtige den besuchten Standort?
Miete / Kauf
Namen, Adresse, Steuernr. / SteuerID des Vermieters:
bei Eigentum Eigentumsnachweise
Art der Verbundenheit zwischen Steuerpflichtigen und Vermieter: - Gibt es Quadratmeter, die ausschließlich dem Steuerpflichtigen zur Verfügung stehen?
- Hat der Steuerpflichtige dort einen eigenen Telefon- oder Faxanschluss auf seinen Namen?
Nummern der Anschlüsse: - Kann er die obligatorischen Mehrwertsteuer-Bücher vorzeigen?
Inhalt der Umsatzsteuerbücher und letzter Eintrag:
Anderenfalls, Nennung des Ortes, an dem diese vorliegen. - Der Beteiligte erklärt, dass er die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet oder zu verwenden beabsichtigt für:
Einzureichende Dokumente:
Bestätigung, unterschrieben vom Geschäftsführer über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
Erklärung, unterschrieben vom Geschäftsführer, über das Motiv der Anmeldung im R.O.I..
-Dokumentation zu seinen Kontakten (Korrespondenz, e-Mails, Verträge, Proforma-Rechnungen, usw.) im Zusammenhang mit seinen möglichen Lieferanten/Kunden in der Europäischen Union.
-Falls bereits innergemeinschaftliche Transaktionen durchgeführt wurden: die ausgestellten/erhaltenen Rechnungen und die Nachweise der Zahlungsmittel/Zahlungseingänge.
-Kopien der seit Beginn der Tätigkeit ausgestellten und erhaltenen Rechnungen.
-Mietvertrag oder anderes Dokument in Bezug auf die besuchte Adresse.
-Bescheinigung der TGSS (spanische Sozialversicherung) über die Anmeldung im Sonderregime für selbstständige Arbeitnehmer (TRADE) des Unternehmens sowie der angemeldeten Arbeitnehmer.
©2020 Verfasser UmsatzsteuerID Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt, Abogado, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht
