Dienstreise Spanien

Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil vieler Berufstätigkeiten und erfordern – insbesondere bei Auslandsreisen – eine sorgfältige Vorbereitung und Dokumentation. Der Beitrag definiert die Dienstreise in Abgrenzung zur Entsendung und erläutert zu den Folgen einer Dienstreise nach Spanien.

1. Definition: Dienstreise (Inland)

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste, zeitlich befristete Reise außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte, die auf Weisung oder mit Genehmigung des Arbeitgebers erfolgt. Sie dient der Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben, z. B. zur Teilnahme an Messen, Meetings, Schulungen, Kundenbesuchen oder Projektarbeiten an einem anderen Ort.

Typische Merkmale sind:

  • Ortswechsel über die übliche Arbeitsstätte hinaus
  • Dienstlicher Zweck im Auftrag des Arbeitgebers
  • Keine rein private Veranlassung

Abgrenzung:

  • Ein Dienstgang ist ein kurzer dienstlicher Weg am gleichen Ort (z. B. zur Post oder zum Amt).
  • Der Arbeitsweg (Pendeln) ist keine Dienstreise.
  • Wiederkehrende Tätigkeiten an einem anderen festen Ort gelten nicht als Dienstreise, sondern als regelmäßige auswärtige Tätigkeit.

Reisekosten:

  • Reisekosten für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung werden nach den jeweils gültigen steuerlichen Pauschalen bzw. nach den Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) oder internen Richtlinien erstattet.

2. Dienstreise ins Ausland: Besondere Regelungen

Eine Auslandsdienstreise ist eine Dienstreise, die über die Landesgrenzen hinausgeht und mit zusätzlichen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen verbunden ist.

2.1 Genehmigung und Planung

  • Jede Auslandsdienstreise muss vor Reiseantritt genehmigt werden.
  • Die Abstimmung mit der Personalabteilung, dem Travel Management oder der Reisekostenstelle ist frühzeitig erforderlich.
  • Es ist ausreichend Vorlaufzeit einzuplanen (insbesondere bei Visa- oder A1-Bescheinigungen).

2.2 Reisekosten und Verpflegungspauschalen

  • Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen nach der aktuellen Länderliste des Bundesfinanzministeriums.
  • Alle Belege (z. B. Hotel, Flüge, Transfers) sind vollständig und gut lesbar einzureichen.
  • Bei teilweiser privater Nutzung sind dienstliche und private Kosten eindeutig zu trennen.

2.3 Reisezeit und Arbeitszeit

  • Reisezeiten gelten je nach arbeitsvertraglicher, tariflicher oder betrieblicher Regelung ganz oder anteilig als Arbeitszeit.
  • Bitte dokumentieren Sie Ihre Reisezeiten korrekt (inkl. Abfahrts- und Ankunftszeiten).
  • Nach dem EuGH-Urteil „Tyco“ (C-266/14) gilt: Wenn kein fester Arbeitsplatz vorhanden ist und der Arbeitnehmer zu wechselnden Einsatzorten fährt, kann die Fahrtzeit als Arbeitszeit anerkannt werden.

2.4 Versicherungsschutz

  • Während einer Auslandsdienstreise besteht gesetzlicher Unfallversicherungsschutz, jedoch ausschließlich während der dienstlichen Tätigkeit.
  • Eine Auslandskrankenversicherung ist für viele Länder verpflichtend bzw. wird dringend empfohlen, insbesondere bei Reisen außerhalb der EU.
  • Bitte klären Sie im Vorfeld, ob eine Reiserücktransportversicherung oder weitere Versicherungen notwendig sind.

2.5 Einreisebestimmungen, Visa und Reisedokumente

  • Je nach Zielland sind Einreiseformalitäten, wie Visa oder Impfungen, notwendig.
  • Ihr Reisepass sollte bei Reiseantritt in der Regel mindestens 6 Monate gültig sein.
  • Die Verantwortung für die rechtzeitige Beantragung liegt beim Reisenden, Unterstützung durch die Personal- oder Reisestelle ist möglich.

2.6 A1-Bescheinigung (innerhalb der EU, EWR und Schweiz)

  • Für Dienstreisen innerhalb der EU sowie nach Norwegen, Island, Liechtenstein und in die Schweiz ist eine A1-Bescheinigung gesetzlich vorgeschrieben – auch bei kurzen Aufenthalten.
  • Die A1-Bescheinigung muss vor Reiseantritt bei der zuständigen Stelle beantragt werden.
  • Zuständig für den Antrag ist in der Regel die Personalabteilung.
  • Bei einer längeren Tätigkeit in Spanien (Entsendung) ist eine A1-Bescheinigung zwingend erforderlich, um Doppelbeiträge zur Sozialversicherung zu vermeiden. Diese Absicherung gilt in der Regel bis zu 24 Monate.

2.7 Abrechnung und Nachweispflicht

  • Die Reisekostenabrechnung muss zeitnah nach Rückkehr erfolgen und folgende Angaben enthalten:
    • Reisezweck und Zielort(e)
    • Beginn und Ende der Reise (Datum und Uhrzeit)
    • Reisemittel und Belege für alle Ausgaben
    • Angabe privater Reiseanteile (sofern vorhanden)

3. Besondere Hinweise bei privater Mitveranlassung

  • Wenn private Aufenthalte (z. B. Urlaub) vor oder nach der Dienstreise geplant sind, ist dies vorab mitzuteilen.
  • Private und dienstliche Kosten müssen strikt getrennt abgerechnet werden.
  • Bei gemischten Reisen (geschäftlich und privat) dürfen nur die dienstlich veranlassten Kosten geltend gemacht werden.4. Dienstreise nach Spanien oder Entsendung

    Dienstreise:Unter einer Dienstreise versteht man den vorübergehenden, kurzfristigen Aufenthalt des Arbeitnehmers außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte, bei dem der Arbeitnehmer weiterhinvollständig dem deutschen Arbeitsvertrag und dem Weisungsrecht des deutschen Arbeitgebers unterliegt. Der Einsatz ist auf dieErledigung einzelner, klar abgrenzbarer Tätigkeiten (z. B. Teilnahme an einer Besprechung, Schulung oder kurzfristige Projektunterstützung) beschränkt.
    Auch wenn nach Art. 3 der Richtlinie (EU) 2018/957 sowie den spanischen Umsetzungsnormen (Gesetz 45/1999) bereits nach mehr als acht Kalendertagen bestimmte Mindestarbeitsbedingungen des Einsatzlandes Anwendung finden, bleibt die rechtliche Einordnung eine Dienstreise. Der Arbeitnehmer verbleibt organisatorisch und rechtlich vollständig im deutschen Arbeitsverhältnis, spanisches Recht greift lediglich ergänzend. Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ist jedoch zu beachten, dass auch für eine Dienstreise ins Ausland eine Entsendung im Sinne der VO (EG) Nr. 883/2004 vorliegt, sodass stets eine A1-Bescheinigung erforderlich ist. Eine Dienstreise liegt also vor, wenn der Auslandsaufenthalt zeitlich begrenzt ist und die Bindung an das deutsche Arbeitsverhältnis ununterbrochen fortbesteht.

    Entsendung:

    Von einer Entsendung spricht man hingegen, wenn der Arbeitnehmer für einen längeren, im Voraus bestimmten Zeitraum, also mittel- bis langfristig ins Ausland geschickt wird und dabei – bei Fortbestehen des deutschen Arbeitsvertrags – den wesentlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Einsatzstaates unterworfen ist. Dies kann auch mit einer vorübergehenden Änderung oder Erweiterung des Arbeitsvertrags verbunden sein, insbesondere wenn der Arbeitnehmer bei einem verbundenen Unternehmen im Ausland eingesetzt wird.
    In Spanien bedeutet dies, dass bei Entsendungen über acht Tagen hinaus insbesondere Regelungen zu Arbeitszeit, Ruhezeiten, Mindestentgelt und Gleichbehandlung zwingend einzuhalten sind (Art. 34 ff., 37, 35 Estatuto de los Trabajadores). Zudem bestehen ab dem achten Tag Meldepflichten bei den spanischen Behörden und das entsendende Unternehmen ist verpflichtet, Unterlagen wie Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen vorzuhalten und auf Verlangen vorzulegen. Steuerlich gilt die 183-Tage-Regelung, wonach bei längerem Aufenthalt in Spanien Einkommensteuerpflicht entstehen kann. Ab einer Dauer von mehr als zwölf Monaten sind nahezu sämtliche Bestimmungen des spanischen Arbeitsrechts anzuwenden.

Damit verändert sich die Stellung des Arbeitnehmers insofern, als er zwar rechtlich weiterhin Angestellter des deutschen Arbeitgebers bleibt, faktisch jedoch in die spanische Arbeitsumgebung integriert wird und funktional wie ein lokaler Arbeitnehmer behandelt werden muss.
Eine Entsendung liegt folglich immer dann vor, wenn der Auslandseinsatz von vornherein längerfristig als eine Dienstreise nach Spanien oder in andere Länder angelegt ist, der Arbeitnehmer zwar formell im deutschen Arbeitsverhältnis verbleibt, jedoch inhaltlich den zwingenden arbeitsrechtlichen Vorschriften des Einsatzstaates – im Falle Spaniens insbesondere des “Estatuto de los Trabajadores” sowie einschlägiger Tarifverträge – unterliegt und damit funktional wie ein lokaler Arbeitnehmer zu behandeln ist.

5. Dienstreise Spanien – Arbeits- und Sozialvorschriften

Arbeitnehmer, die von einem deutschen Arbeitgeber vorübergehend nach Spanien entsendet werden, unterliegen nicht nur dem deutschen Arbeitsrecht, sondern auch den wesentlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Einsatzlandes. Grundlage hierfür sind die EU-Entsenderichtlinie 96/71/EG sowie ihre Neufassung durch die Richtlinie (EU) 2018/957, die in Spanien durch das Gesetz 45/1999 umgesetzt wurden. Ergänzend gilt das spanische Arbeitsgesetzbuch, das Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), und – sofern einschlägig – branchenspezifische Tarifverträge (convenios colectivos), die teilweise strengere Vorgaben enthalten können. Für Entsendungen mit einer Dauer von höchstens acht Kalendertagen findet eine gesetzliche Ausnahme Anwendung, wonach bestimmte arbeitsrechtliche Mindeststandards – insbesondere hinsichtlich Urlaub und Mindestentgelt – nicht zwingend einzuhalten sind. Bei Entsendungen von mehr als acht Tagen sind die wesentlichen spanischen Mindestarbeitsbedingungen, insbesondere zu Arbeitszeit, Ruhezeiten, Mindestentgelt und Gleichbehandlung einzuhalten. Überschreitet die Entsendung hingegen eine Dauer von zwölf Monaten sind darüber hinaus nahezu sämtliche arbeitsrechtlichen Bestimmungen des spanischen Rechts zu beachten.

6. Arbeitszeit und Ruhevorschriften

Nach spanischem Arbeitsrecht sind klare Grenzen für Arbeits- und Ruhezeiten vorgesehen, die auch für entsandte Arbeitnehmer gelten. Grundsätzlich darf ein Arbeitnehmer höchstens sechs Tage am Stück arbeiten, bevor ein Ruhetag gewährt werden muss. Das Gesetz schreibt mindestens einen freien Tag pro Woche vor; üblich sind eineinhalb zusammenhängende Tage, meist ein voller Sonntag und ein zusätzlicher halber Samstag (Art. 37 Estatuto de los Trabajadores). Wird am Wochenende gearbeitet, ist ein Ausgleich innerhalb von sechs Tagen sicherzustellen. Wer beispielsweise zwei Wochen durchgehend tätig ist, hat Anspruch auf zwei zusätzliche Ruhetage. Arbeiten ohne freie Tage über längere Zeiträume ist unzulässig, auch wenn tarifliche Sonderregelungen bestehen; in solchen Fällen sind Ausgleichsruhezeiten zwingend.

Neben der wöchentlichen Ruhezeit sieht das Gesetz vor, dass zwischen zwei Arbeitstagen mindestens zwölf Stunden Ruhe liegen müssen (Art. 34 Abs. 3 Estatuto). Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden ist außerdem eine Pause von mindestens 15 Minuten einzuhalten (Art. 34 Abs. 4 Estatuto). Diese Pause gilt nur dann als Arbeitszeit, wenn dies im Tarifvertrag oder individuellen Arbeitsvertrag ausdrücklich vorgesehen ist.

Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich neun Stunden nicht überschreiten, es sei denn, ein Tarifvertrag erlaubt eine andere Verteilung (Art. 34 Abs. 1 Estatuto). Im Jahresdurchschnitt gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 40 Stunden. Eine regelmäßige Überschreitung dieser Grenzen ist rechtlich nicht zulässig, auch nicht bei entsendeten Arbeitnehmern.

7. Überstunden

Überstunden sind streng begrenzt. Sie dürfen maximal 80 Stunden pro Jahr betragen, müssen dokumentiert werden und sind entweder gesondert zu vergüten oder durch Freizeit auszugleichen (Art. 35 Estatuto). Eine dauerhafte Überschreitung der Höchstarbeitszeit ist unzulässig.

8. Dienstreise Spanien – Sozialversicherung und A1-Bescheinigung

In sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht bleiben entsandte Arbeitnehmer nach den europäischen Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und (EG) Nr. 987/2009 weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem, sofern eine gültige A1-Bescheinigung vorliegt. Damit entfällt eine doppelte Beitragspflicht in Spanien. Die Dauer der Entsendung ist in der Regel auf 24 Monate begrenzt, vorausgesetzt, das Arbeitsverhältnis mit dem deutschen Arbeitgeber besteht während des gesamten Einsatzes fort.

9. Dienstreise Spanien – Tarifverträge (Convenios colectivos)

In vielen Branchen Spaniens existieren allgemeinverbindliche Tarifverträge, die für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer der Branche gelten. Diese convenios colectivos können über die gesetzlichen Mindestvorgaben hinausgehen. Häufig betreffen sie strengere Begrenzungen der täglichen Arbeitszeit, längere Pausen oder besondere Zuschläge für Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit. Für entsandte Arbeitnehmer sind solche tariflichen Bestimmungen verbindlich, sobald sie in der jeweiligen Branche Anwendung finden (Art. 3 Estatuto de los Trabajadores).

10. Unfallprävention

Ein nicht zu unterschätzender Punkt im Rahmen der Übernahme von Aufträgen in Spanien ist die Unfallprävention. Die Tätigkeit eines ausländischen Unternehmens bspw. auf einer spanischen Baustelle bedarf erheblicher Vorbereitung. So muss das Unternehmen in Spanien u.a. über einen „plan de prevención de riesgos laborales“ verfügen, also einen Plan mit dem Arbeitsrisiken vorgebeugt werden sollen. Dieser betrifft Organisation, Verantwortlichkeiten, Funktionen, Verfahren und Prozesse sowie die erforderlichen Ressourcen, um Risiken bei Arbeiten zu vermeiden. Der Unternehmer muss seine Arbeitnehmer über sämtliche relevanten Aspekte der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer bei ihrer Arbeit in Spanien, die Präventions-, Schutz- und Notfallmaßnahmen informieren und gewährleisten, dass die Arbeitnehmer insoweit hinreichend in Theorie und Praxis geschult sind. Dies hat er auch zu dokumentieren, um den Nachweis ggf. der Arbeitsinspektion vorlegen zu können und erfordert Kenntnisse des spanischen Rechts und Nachweise der Befähigung. Sind mehrere Unternehmen an einer Baustelle tätig, so müssen sie im Bereich der Unfallprävention zusammenarbeiten. Es ist ein verantwortlicher Sicherheitskoordinator zu ernennen. Werden Subunternehmen beauftragt, ist dafür Sorge zu tragen, dass auch diese die Sicherheitsmaßnahmen einhalten.
Bei Tätigkeiten auf einer Baustelle oder im Baugewerbe bei denen es zur Entsendung von Mitarbeitern kommt, die länger als acht Tage überschreitet, hat das ausländische Unternehmen vor Aufnahme der Arbeiten einen Antrag auf Eintragung im spanischen Bauregister „REA“ (Registro de Empresas Acreditadas) zu stellen (Einzelheiten, s. hier).

©2025 Verfasser Dienstreise Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht