Zur Prüfung, ob eine Betriebsstätte eines deutschen Unternehmens in Spanien vorliegt, werden typischerweise nachfolgend aufgezeigte Informationen benötigt. Diese orientieren sich an den Kriterien des spanischen Steuerrechts, dem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) Deutschland–Spanien sowie OECD-Standards. Die nachfolgende Checkliste Betriebsstätte Spanien gibt die wichtigsten diesbezüglichen Prüfungspunkte wieder.
Informationen Checkliste Betriebsstätte Spanien
- Informationen zum Unternehmen und zur Tätigkeit
- Art der Geschäftstätigkeit in Spanien
- Dauer und Häufigkeit der Tätigkeiten im spanischen Hoheitsgebiet
- Ziel und wirtschaftlicher Zweck der Aktivitäten
- Kundenkreis in Spanien (lokal, international, Deutschland)
- Informationen zu Räumlichkeiten und Ausstattung
- Existenz fester Geschäftsräume in Spanien (Büro, Werkstatt, Lager etc.)
- Art der Nutzung der Räumlichkeiten (dauerhaft, gelegentlich, gemeinsam mit anderen, “Co-Working”)
- Miet- oder Eigentumsverhältnisse
- Ausstattung, die dem Unternehmen zur Verfügung steht
- Verfügungsgewalt über den Ort (z. B. exklusiver Zugang)
- Personalbezogene Informationen
- Anzahl der Mitarbeiter in Spanien
- Art der Beschäftigung (Angestellte, freie Mitarbeiter, Entsandte)
- Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse des Personals
- Dauer der Anwesenheit der Mitarbeiter in Spanien
- Ort, von dem aus wesentliche Entscheidungen getroffen werden
- Informationen zur Geschäftsleitung
- Ort der Geschäftsleitungsfunktionen (Managemententscheidungen, strategische Planung)
- Ort der tatsächlichen Leitung
- Bei Anforderungen nach spanischem Recht: Nachweise über die wirtschaftliche Substanz in Spanien
- Informationen zu Geschäftsprozessen
- Durchführung zentraler Aktivitäten in Spanien (Produktion, Montage, Installation, Dienstleistungen)
- Existenz eines Montage– oder Bauprojekts und dessen Dauer (relevant wegen Zeitgrenzen im DBA)
- Lageraktivitäten (Vertriebslager, Konsignationslager etc.)
- Verkaufstätigkeiten in Spanien
- Standort, an dem Verträge abgeschlossen werden
- Informationen zu Handelsvertretern bzw. Agenten
- Gibt es Vertreter oder Mitarbeiter in Spanien, die:
- regelmäßig Verträge vermitteln, oder
- Vertragsabschlüsse vorbereiten oder abschließen?
- Weisungsgebundenheit und Abhängigkeit des Vertreters
- Vollmachten, die in Spanien ausgeübt werden
- Zeitliche Aspekte
- Dauer der Tätigkeit in Spanien
- Projektzeiten (z. B. Bau- oder Montageprojekte; relevant: > 12 Monate → i.d.R. Betriebsstätte)
- Regelmäßigkeit und Wiederholung der Aktivitäten
- Wirtschaftliche Substanz
- Eigene Ressourcen in Spanien (Personal, Büro, Geräte)
- Eigenständige wirtschaftliche Tätigkeit
- Betriebsrisiken, die in Spanien getragen werden
- Vertrags- und Rechtsdokumente
- Miet- oder Vermietungsverträge
- Arbeitsverträge– oder Dienstverträge
- Auftragsverträge mit Kunden
- Vollmachten / Vertreterverträge
- Geschäftsführerdokumente
- Rechnungen und Korrespondenz, die den Ort der Tätigkeit belegen
Die obige Auflistung im Rahmen der Checkliste zur Prüfung des Vorhandenseins einer Betriebsstätte in Spanien ist nicht abschließend und im Einzelfall durch spezifische Informationen zu ergänzen.
Praxisorientierte Checkliste zur Prüfung, ob eine Betriebsstätte eines deutschen Unternehmens in Spanien vorliegt.
1. Allgemeine Unternehmensinformationen
– Welche Tätigkeiten werden in Spanien ausgeführt?
– Wie häufig und wie lange finden diese Tätigkeiten statt?
– Werden spanische Kunden direkt bedient?
- Feste Geschäftseinrichtung (feste Geschäftsstätte)
(Kernpunkt des DBA Deutschland–Spanien)
Räumlichkeiten
– Gibt es eigene Büroräume in Spanien?
– Gibt es gemietete Räumlichkeiten (inkl. “Co-Working”)?
– Stehen die Räume dem Unternehmen dauerhaft zur Verfügung oder nur gelegentlich?
– Gibt es Lager, Werkstätten oder Montageflächen?
– Eigene Geräte oder Maschinen vor Ort?
Verfügungsgewalt
-Hat das Unternehmen die tatsächliche Kontrolle über den Ort (Schlüssel, feste Nutzung, Vertragsrechte)?
– Werden die Räumlichkeiten für die eigene Geschäftstätigkeit genutzt?
- Personal in Spanien
– Gibt es Mitarbeiter, die in Spanien arbeiten?
– Sind diese angestellt oder freie Mitarbeiter (Scheinselbständigkeit?)?
– Wie lange halten sich diese in Spanien auf?
– Haben Mitarbeiter Entscheidungsbefugnisse?
– Wird ein Geschäftsführer oder leitender Mitarbeiter dauerhaft von Spanien aus tätig?
- Ort der Geschäftsleitung (Management-Betriebsstätte)
– Werden wesentliche unternehmerische Entscheidungen in Spanien getroffen?
– Ist ein Geschäftsführer überwiegend in Spanien ansässig oder tätig?
– Erfolgt strategische Planung oder operative Steuerung von Spanien aus?
- Vertreter / Agent
(Vertreterbetriebsstätte – sehr relevant!)
– Gibt es Personen in Spanien, die Verträge vermitteln oder abschließen?
– Verfügen diese Personen über Vollmachten des Arbeitgers?
– Handeln sie regelmäßig und nicht nur gelegentlich?
– Arbeiten sie ausschließlich oder überwiegend für das Unternehmen (wirtschaftliche Abhängigkeit)?
- Art der konkreten Tätigkeiten
– Bau-, Montage- oder Installationsprojekt in Spanien?
– Falls ja, Dauer > 12 Monate? (→ Betriebsstätte nach DBA)
– Dienstleistungen, die länger als einige Monate am selben Ort erbracht werden?
– Vertriebs- oder Verkaufstätigkeit in Spanien?
- Wirtschaftliche Substanz
– Gibt es eigenes Personal, das Aufgaben eigenverantwortlich erledigt?
– Eigene Infrastruktur (Telefonnummer, Adresse, Ausstattung)?
– Werden vor Ort operative Risiken der Geschäftstätigkeit getragen?
- Vertrags- und Rechtsdokumente prüfen
– Mietverträge in Spanien
– Arbeitsverträge / Entsendungsvereinbarungen
– Kundenverträge (Ort des Vertragsabschlusses, Leistungserbringung)
– Vertreterverträge / Vollmachten
– Nachweise über Tätigkeiten (Zeiterfassungen, Reisekosten, Rechnungen)
- Zeitliche Kriterien
– Tätigkeiten über mehr als 6 Monate pro Jahr?
– Kontinuierliche Wiederholung über mehrere Jahre?
– Projekte mit signifikanter Dauer (> 12 Monate bei Bau/Montage)?
Fazit Checkliste Betriebsstätte Spanien
Die Frage des Vorliegens einer Betriebsstätte in Spanien unter bestimmten Umständen ist eine häufig auftretende und höchst komplexe Problematik mit erheblichen steuerlichen Folgen, die umfassender und intensiver Prüfung im Einzelfall bedarf. Die obigen Erläuterungen dienen zur Orientierung im Rahmen der Frage, ob eine Betriebsstätte in Spanien vorliegen kann.
Eine Betriebsstätte in Spanien ist nicht unwahrscheinlich, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:
- Der Arbeitgeber verfügt über eine feste Geschäftseinrichtung in Spanien, die regelmäßig genutzt wird.
- Ein Bau- oder Montageprojekt dauert mehr als 12 Monate.
- Es gibt einen abhängigen Vertreter, der Verträge abschließt oder wesentlich vorbereitet.
- Die tatsächliche Geschäftsleitung wird aus Spanien ausgeübt.
- In Spanien ansässige Mitarbeiter verfügen über Vollmachten des Arbeitgebers
©2023 Verfasser Checkliste Betriebsstätte Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt, Abogado, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht
Nachtrag: Im Rahmen grenzüberschreitender Telearbeit ist ab 2025 zu beachten:
