Payroll Spanien

Payroll Spanien für ausländische Arbeitgeber – Lohnabrechnung, Lohnsteuer und Sozialversicherung in Spanien

Immer mehr ausländische, insbesondere auch deutsche oder andere Unternehmen aus dem DACH-Raum möchten Mitarbeiter dauerhaft oder überwiegend in Spanien einstellen und suchen nach einer rechtssicheren Lösung für die Beschäftigung eines Arbeitnehmers und die Lohnabrechnung in Spanien. Dabei stellen sich zahlreiche Fragen zur spanischen Gehaltsabrechnung, zur Besteuerung des Arbeitslohns, zur Sozialversicherung und zu den arbeitsrechtlichen Pflichten des Arbeitgebers sowie zu möglichen Alternativen zur Payroll in Spanien.

Viele Arbeitgeber gehen irrtümlich davon aus, dass zu diesem Zweck zwingend eine spanische Gesellschaft gegründet oder ein so genannter Employer of Record (EOR) eingeschaltet werden muss. Dies ist jedoch in den wenigsten Fällen erforderlich. Deutsche Arbeitgeber können unter bestimmten Voraussetzungen problemfrei Mitarbeiter in Spanien auch unmittelbar beschäftigen, müssen dabei jedoch die spanischen steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften beachten.

Unter  dem Begriff der Payroll versteht man die gesamte laufende Personalabrechnung eines Mitarbeiters in Spanien. Hierzu gehören insbesondere die Berechnung der Gehaltsabrechnung, die Einbehaltung und Abfuhr der Steuer auf den Arbeitslohn, die sozialversicherungsrechtliche Anmeldung und die laufenden Meldungen gegenüber den spanischen Behörden. Zu beachten bei jeder Gehaltsabrechnung in Spanien ist die korrekte Behandlung der Lohnsteuer und der Vorschriften zur Sozialversicherung für die Mitarbeiter in Spanien.

Mitarbeiter in Spanien

Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Spanien wirft zahlreiche rechtliche und steuerliche Fragen auf. Frühzeitg vor der Anstellung eines Mitarbeiters in Spanien ist zu prüfen, welche Pflichten gegenüber den spanischen Behörden bestehen und wie die Beschäftigung rechtssicher gestaltet werden kann.

Insbesondere stellen sich Arbeitgebern regelmäßig folgende Fragen:

Lohnsteuer Spanien (“Impuesto sobre la Renta de Personas Fisicas”)

Die Lohnsteuer in Spanien (“IRPF“) gehört zu den wichtigsten Bestandteilen einer spanischen Gehaltsabrechnung.

Regelmäßig ist der auch ausländische Arbeitgeber verpflichtet, die Steuer direkt vom Gehalt einzubehalten und an die spanische Finanzverwaltung abzuführen. Die Höhe der Steuer richtet sich unter anderem nach dem Einkommen, dem Familienstand, der Anzahl der Kinder sowie weiteren persönlichen Umständen des Arbeitnehmers.

Fehler bei der Berechnung oder Abführung der spanischen Lohnsteuer können zu erheblichen Nachforderungen und Sanktionen führen. Deshalb sollte insbesondere die steuerliche Behandlung bereits vor Beginn des Arbeitsverhältnisses geprüft werden, um eine rechtssichere  Gehaltsabwicklung in Spanien zu gewährleisten.

Sozialversicherung Spanien

Neben der Steuer spielt die Sozialversicherung in Spanien eine wichtige Rolle bei der Payroll. Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung hängt insbesondere davon ab, ob der Arbeitnehmer dauerhaft in Spanien tätig wird oder ob eine Entsendung vorliegt. Auch europäische Vorschriften zur Koordinierung der Sozialversicherung können zu beachten sein.

Für Arbeitgeber ist die Sozialversicherung zugleich ein wesentlicher Kostenfaktor. Deshalb empfiehlt sich bereits vor der Einstellung eine Prüfung der tatsächlichen Personalkosten. Eine professionelle Betreuung umfasst daher immer auch die Prüfung der sozialversicherungsrechtlichen Situation.

Lohnkosten Spanien

Neben dem vereinbarten Gehalt müssen Arbeitgeber auch die gesetzlichen Nebenkosten berücksichtigen. Die tatsächlichen Lohnkosten eines Arbeitnehmers ergeben sich nicht allein aus dem Bruttogehalt.

Zu berücksichtigen sind insbesondere:

  • Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
  • gesetzliche Abgaben
  • laufende Payroll-Kosten
  • Verwaltungsaufwand.

Arbeitsrecht Spanien

Neben den unmittelbaren Fragen zu Payroll, Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung müssen auch die Besonderheiten des spanischen Arbeitsrechts berücksichtigt werden. Hierzu gehören insbesondere:

  • Gestaltung von Arbeitsverträgen
  • Arbeitszeitregelungen
  • Urlaub
  • Kündigungsschutz
  • Homeoffice-Vereinbarungen
  • tarifrechtliche Besonderheiten

Alternativen zur spanischen Payroll

Employer of Record anstelle Payroll in Spanien

Auf der Suche nach einem Payroll Service in Spanien, stoßen ausländische Arbeitgeber häufig auf internationale Anbieter von Employer-of-Record-Lösungen (EOR). Bei einem EOR wird der Arbeitnehmer nicht direkt vom bspw. deutschen Unternehmen, sondern von einem Drittanbieter angestellt. Der Mitarbeiter arbeitet zwar für das deutsche Unternehmen, rechtlicher Arbeitgeber ist jedoch der EOR-Anbieter.

Dies kann in bestimmten Konstellationen in seltenen Ausnahmefällen sinnvoll sein, beispielsweise bei kurzfristigen Projekten oder einer internationalen Expansion in mehrere Länder gleichzeitig. Für die meisten Unternehmen empfiehlt es sich jedoch zwingend zunächst zu prüfen, ob die direkte Beschäftigung eines Mitarbeiters in Spanien nicht möglich oder sogar der einzige rechtssichere Weg ist.  In vielen Fällen entstehen durch EOR-Lösungen erhebliche laufende Zusatzkosten, obwohl die Beschäftigung auch direkt über den deutschen Arbeitgeber organisiert werden kann. Gerade bei einzelnen Mitarbeitern in Spanien ist eine direkte Lösung häufig wirtschaftlicher als ein Employer of Record. Vor der Entscheidung für einen EOR sollte daher immer geprüft werden, welche arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Möglichkeiten tatsächlich bestehen.

Auch wenn solche Dienstleister sowohl gegenüber dem Arbeitgeber, wie auch gegenüber dem Arbeitnehmer bzgl. der Voraussetzungen und Bedingungen verheißungsvolle Angebote machen, so entsprechen diese weder dem Arbeitgeber, noch dem Arbeitnehmer gegenüber der Realität.

Damit stellt die Einstellung des Mitarbeiters über so genannte „EOR“ absolut keine Lösung für den Arbeitgeber dar. Keinesfalls ist es möglich, die arbeitsrechtlichen und damit verbundenen Pflichten auf einen solchen Dienstleister abzuwälzen. Zwar kann Solches vertraglich zwischen Arbeitgeber und Dienstleister vereinbart werden. Dies hat aber im Zweifel keine Verbindlichkeit gegenüber Sozialversicherungs- und Arbeitsbehörden. Natürlich kann der Dienstleister Arbeitnehmer die für ein deutsches Unternehmen aus Spanien heraus tätig sind, als Employer of Record in Spanien einstellen und damit verbundene Sozialversicherungsbeiträge sowie Lohnsteuern einbehalten und abführen. Im Falle eines Konflikts mit dem Mitarbeiter wird aber jeder Anwalt anraten, dass dieser nicht nur seinen unmittelbaren, formalen Arbeitgeber, sondern gleichzeitig auch den mittelbaren, wahren Arbeitgeber in Anspruch nimmt und vor spanischen Arbeitsgerichten verklagt. Dies ist absolut gängige Praxis, denn realiter besteht kein Arbeitsverhältnis mit dem Dienstleister, sondern dem bspw. deutschen Unternehmen, welches über die gesamten Geschicke des Arbeitsverhältnisses bestimmt.
Tatsächlich liegt nahezu ausnahmslos in solchen Fällen aufgrund von Arbeitsanweisungen, der Einbindung in die Abläufe des Unternehmens etc.. eine verschleierte, abhängige Arbeitsrechtsbeziehung vor, was zu ganz erheblichen Konsequenzen führen kann. Zudem werden regelmäßig sideletter unterzeichnet, Betriebszugehörigkeiten anerkannt, etc., etc..

Dies ist natürlich auch den spanischen Finanzbehörden bekannt, die solche „Arbeitsverhältnisse“ als leere Hüllen bezeichnen. Ein EOR ist nicht das eigentliche Unternehmen, für das der Arbeitnehmer tätig ist, sondern nur ein formeller Arbeitgeber für administrative Zwecke. Das spanische Finanzamt kann damit, bspw. im Rahmen der Beantragung des steuerlichen Sonderstatus durch den entsandten Mitarbeiter den Vertrag mit dem EOR als unzulässig ansehen. Wenn der Arbeitnehmer in Wirklichkeit für ein ausländisches Unternehmen arbeitet, kann dies als künstliche Gestaltung zur Erlangung von Steuervorteilen gewertet werden. Die Anwendung der steuerlichen Ausnahmeregelung ist an strenge Bedingungen geknüpft und wird restriktiv behandelt. Häufig kommt es im Rahmen der Antragstellung zur Sozialversicherungsprüfung und es kann schwierig bis unmöglich werden, in solchen Fällen eine echte arbeitsrechtliche Beziehung nachzuweisen.

Ein EOR beseitigt Compliance-Risiken keinesfalls automatisch und kann je nach Ausgestaltung selbst zusätzliche arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Risiken begründen. Das Argument solcher Anbieter dder Gefahr einer Betriebsstätte ist in den wenigsten Fällen begründet.

Scheinselbständigkeit anstelle Payroll in Spanien

Zwar ist eine Beschäftigung eines Selbständigen durch ein ausländisches Unternehmen in Spanien grds. im Wege einer behördlich kommunizierten „Scheinselbständigkeit“ in der in Spanien gesetzlich geregelten Form möglich. Dabei kann nur eine behördliche Kommunikation dieser Art der Tätigkeit die grundsätzliche Illegalität der Scheinselbständigkeit mit erheblichen Konsequenzen vermeiden.

Aber auch diese behördlich kommunizierte Abhängigkeit von einem Unternehmen erfordert, wie eine Anstellung in Spanien, entsprechenden anfänglichen Formalaufwand für den Auftraggeber. Jedwede andere Lösung kann ganz erhebliche rechtliche und steuerliche Folgen, insbesondere für das Unternehmen mit sich bringen. Und im Falle einer tatsächlichen Arbeitsbeziehung kann eine solche leicht nachgewiesen werden.
Zwar kann grds. mit dieser spanischen Rechtsfigur, „TRADE“ genannt, das ein Instrument zur Vermeidung von realiter vorliegender Scheinselbständigkeit ist, gearbeitet werden. Bei „TRADE“ handelt es sich um einen Vertragstyp, der die Folgen einer gerade vorliegenden Scheinselbständigkeit ausschließen soll. Tatsächlich handelt es sich um einen Selbständigen, der allerdings ganz überwiegend für einen Auftraggeber tätig wird und daher von diesem wirtschaftlich abhängig ist.
Aus diesem Grunde werden ihm gewisse Rechte ähnlich einem Arbeitnehmer eingeräumt, so zB. Mindesturlaubszeiten, um zu verhindern, dass der Auftraggeber diese wirtschaftliche Abhängigkeit ausnutzt.

Dies ändert aber nichts an dem realen Erfordernis der Selbständigkeit, so dass der Selbständige über eigene Infrastruktur und eigenes Material verfügt, nach eigenen organisatorischen Kriterien arbeitet (Arbeitszeit zB.) und kein Gehalt bezieht, sondern eine wirtschaftliche Gegenleistung entsprechend den Ergebnissen der Tätigkeit. Er arbeitet auf eigene Gefahr und Risiko, unbeschadet der technischen Anweisungen, die vom Auftraggeber erteilt werden können. Details s. hier.

Realiter liegt nahezu ausnahmslos in solchen Fällen aufgrund von Arbeitsanweisungen, der Einbindung in die Abläufe des Unternehmens, die Zahlung eines festen Betrags jeden Monat, etc.. doch eine abhängige Arbeitsrechtsbeziehung vor, was zu ganz erheblichen Konsequenzen im Rahmen der spanischen Sozialversicherung führen kann.
Dies da der „TRADE“-Vertrag binnen kurzer Frist unter Nennung des Unternehmens an die Behörde zu kommunizieren ist, womit diese Kenntnis von dem Vertragsverhältnis erlangt. Die Sozialversicherungsbeiträge machen im Falle der Selbständigkeit nur einen kleinen Teil der Sozialversicherungsbeiträge einer Arbeitsbeziehung aus, so dass die Behörde ein Interesse an der Überprüfung hat.
Daraus folgt, dass es häufig zu Sozialversicherungs– und Steuerprüfungen kommt, bei denen ganz erhebliche Nachzahlungen entstehen können, gefolgt von, je nach Dauer, erheblichen Verspätungszuschlägen und Sanktionen. Ebenso kann das spanische Finanzamt Lohnsteuern nachfordern. Denn ein auch ausländischer Arbeitgeber ist wie o. a. verpflichtet diese einzubehalten.
Damit ist auch dies keine Alternative zur Anstellung in Spanien.

Betriebsstätte Spanien

Eine Betriebsstätte begründet alleine die (lohn-) steuerliche Anmeldung des ausländischen Arbeitgebers in Spanien grds. nicht, sofern der Mitarbeiter nicht über Vollmachten des Arbeitgebers verfügt. Allerdings sind die neuen OECD-Regelungen dbzgl. zu beachten. Zwar kann sofern ein Arbeitnehmer ausschließlich remote aus Spanien für eine bspw. deutsche Gesellschaft tätig ist ein echtes Betriebsstättenrisiko in Spanien entstehen, auch wenn die Umsätze ausschließlich in Deutschland generiert werden und der Kundenbezug dort liegt. Denn entscheidend ist wo die Tätigkeit ausgeübt wird, nicht wo der Umsatz entsteht.

So wird im Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland–Spanien (DBA) eine Betriebsstätte definiert als feste Geschäftseinrichtung oder Ort, an dem die Tätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird. Und genau hier wird Remote Work problematisch.

Nach aktueller Praxis (auch OECD-orientiert) kann ein Homeoffice in Spanien eine Betriebsstätte darstellen, wenn:

  • der Arbeitnehmer dauerhaft von Spanien aus arbeitet
  • die Tätigkeit wesentlich für den Arbeitgeber ist
  • das Homeoffice diesem faktisch zur Verfügung steht, z. B. dauerhaft eingerichtet, eingeplant, nicht nur „geduldet“ ist.

Bei einem vollständig remote Arbeitenden, wird dieses Kriterium aber in der Regel nur dann erfüllt sein, wenn der Arbeitnehmer kein rein unterstützender Mitarbeiter, sondern leistungserbringend (Core Business) arbeitet, was das das Risiko erhöht, da eine Beratung die Kerntätigkeit des Unternehmens darstellt und damit die Tätigkeit dem Unternehmen direkt zugerechnet wird.

Zusätzlich kann eine Betriebsstätte entstehen, wenn ein Mitarbeiter Aufträge akquiriert oder vorbereitet und wesentliche Beiträge zur Bearbeitung leistet. Bzgl. des Kriteriums der formellen Abschlussvollmacht wird seitens der Finanzverwaltung häufig argumentiert, dass eine wesentliche Mitwirkung genügt.

Ggf. den Anschein einer Betriebsstätte erweckende Faktoren könnten aber minimiert werden, indem das Homeoffice nicht als „Betriebsort“ dargestellt und generell auf Außenwirkung verzichtet würde, also z. B. keine spanische Adresse auf der Website, keine eigene Mandantenakquise in Spanien, keine Abschlussvollmacht, etc.
Bei der vertraglichen Gestaltung müsste das Homeoffice als „vom Arbeitnehmer gewählte Arbeitsform“ ohne Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bereitstellung eines Arbeitsplatzes in Spanien und ohne Kostenübernahme für Bürostruktur dargestellt werden. IT, Organisation und Mandatsführung müssten klar in Deutschland verankert werden, der Mitarbeiter möglichst nur zuarbeiten und bestenfalls keine eigenständige Kundenverantwortung haben.

In seltenen Fällen, in denen tatsächlich eine dbzgl. Gefahr begründet und die Tätigkeit des Mitarbeiters in Sppanien wesentlich ist, wird um dieses Risiko auszuhebeln, häufig eine „kontrollierte“ Betriebsstätte gegründet.

 

Payroll Spanien für ausländische Unternehmen

Ein professioneller Payroll Service in Spanien umfasst weit mehr als die reine Erstellung einer Gehaltsabrechnung. Ausländische Arbeitgeber benötigen nicht nur Unterstützung bei der Anmeldung des Unternehmens und des Arbeitnehmers, bei der Lohnsteuer, bei der Sozialversicherung sowie bei den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen und im Konfliktfall die gerichtliche Vertretung ihrer Interessen.

Wir unterstützen seit mehr als drei Jahrzehnten ausländische, insbesondere deutsche, österreichische und schweizer, wie aber auch Unternehmen aus anderen europäischen und Drittländern zu sämtlichen damit zusammenhängenden Rechts- und Steuerfragen. Unser Ziel ist es,  Arbeitgebern eine rechtssichere und wirtschaftlich sinnvolle Lösung für die Beschäftigung von Mitarbeitern in Spanien zu ermöglichen.

Als Ansprechpartner für vor Allem deutschsprachige Unternehmen unterstützen wir bei allen Fragen rund um Payroll Spanien, Payroll Service Spanien, Payroll Outsourcing Spanien, die Beschäftigung von Mitarbeitern in Spanien sowie die laufende Betreuung sowie Vertretung vor Schieds- und Arbeitsgerichten von Arbeitgebern mit Arbeitnehmern in Spanien.

©2020 Verfasser Payroll Spanien: F. Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht